O guia rápido cobrança de contas a receber têm as seções:

  • O que é a cobrança de contas a receber?
  • Como configurar o sistema para fazer a cobrança de contas a receber?
  • Modelos de emails para cobrança de contas a receber
  • Como o sistema envia emails de cobrança automáticos para os clientes?
  • Como gerenciar os processos de cobrança no CRM?


O que é a cobrança de contas a receber?


Atrasos no pagamento e inadimplência são problemas comuns nas empresas, e se não forem bem tratados, podem gerar prejuízos financeiros e desgaste no relacionamento com os clientes.


A cobrança de contas a receber tem como objetivo principal reduzir atrasos no pagamento e inadimplência com o mínimo de desgaste possível no relacionamento com os clientes.


Para cumprir esse objetivo o setor de cobrança das empresas geralmente executa diversas tarefas como:

  • Envio de emails ou SMS com lembretes de contas com vencimento próximo
  • Envio de emails ou SMS para cobrança de contas a receber em atraso
  • Ligações telefônicas de cobrança
  • Envio de cartas administrativas de cobrança para clientes inadimplentes
  • Visitas presenciais para cobrança de clientes inadimplentes
  • Protesto de contas vencidas em cartório
  • Negativação do cliente junto à serviços de proteção ao crédito como SERASA e SPC
  • Cobrança judicial de clientes inadimplentes


Para obter bons resultados é importante que a sua empresa crie uma régua de cobrança para planejar todas as tarefas que devem ser executadas a partir do momento em que são criadas as contas a receber do cliente.


Para entender o que é uma régua de cobrança, nada melhor do que um exemplo, então veja abaixo um exemplo de régua de cobrança com 10 passos:


PassoDescrição do passoTarefa
1Lembrete 3 dias antes do vencimentoEnviar email de lembrete de vencimento
2Lembrete no dia do vencimentoEnviar email de lembrete de vencimento
3Cobrança 3 dias após o vencimentoEnviar email de cobrança
4Cobrança 7 dias após o vencimentoEnviar email de cobrança
Ligar para cliente
5Cobrança 15 dias após o vencimentoEnviar email de cobrança
Ligar para cliente
Enviar carta administrativa de cobrança
6Cobrança 30 dias após o vencimentoEnviar email de cobrança
Ligar para cliente
Fazer visita presencial no cliente
7Cobrança 45 dias após o vencimentoEnviar email de cobrança
Protestar contas vencidas em cartório
8Cobrança 60 dias após o vencimentoEnviar email de cobrança
Encaminhar contas vencidas para análise pelo setor jurídico
9Cobrança 90 dias após o vencimentoEnviar email de cobrança
Iniciar cobrança judicial
10Confirmação de recebimentoEnviar email de confirmação de recebimento


No sistema é possível cadastrar réguas de cobrança e personalizar os passos da régua de acordo com a necessidade da sua empresa.


Em cada passo da régua é possível configurar o sistema para enviar emails de forma automática para seus clientes, com:

  • Lembretes de vencimento
  • Cobrança após vencimento
  • Confirmação de recebimento


A seguir apresentamos uma imagem com um exemplo de email de cobrança enviado pelo sistema:



Além de enviar emails e SMS de forma automática para cliente, o sistema Nomus cria e gerencia os processos de cobrança no CRM facilitando a gestão de todas as demais tarefas de cobrança.


A seguir apresentamos uma imagem da tela de Painel de processos exibindo os processos de cobrança de uma empresa.



Como configurar o sistema para fazer a cobrança de contas a receber?


Cadastro de réguas de cobrança


Acesse a tela "Réguas de cobrança".


Crie uma régua de cobrança com o nome "Régua de cobrança padrão".


Normalmente só é necessário cadastrar 1 única régua de cobrança no sistema, só é necessário cadastrar mais de 1 régua de cobrança se você tiver processos de cobrança diferentes de acordo com o cliente.


Cadastro de passos da régua de cobrança


Após salvar a régua de cobrança, clique na régua de cobrança recém criada e utilize o submenu "Definir passos da régua de cobrança" com na imagem a seguir:

Após clicar nesse submenu, você será levado para a tela "Definir passos da régua de cobrança".


Nessa tela você irá criar todos os passos da régua de cobrança da sua empresa.


Utilize o botão "Criar novo passo" para acessar a tela de criação de novo passo na régua de cobrança.


No quadro "Informações gerais" preencha os campos abaixo:

  • Passo: é o número do passo. Esse número é utilizado pelo sistema para ordenar os passos da régua de cobrança.
  • Descrição: é a descrição do passo.
  • Tipo de passo: Selecione o tipo de passo dentre 3 opções: 
    • Lembrete de vencimento: Utilizado para definir as ações de lembrete antes do vencimento da conta a receber do cliente. Recomendamos que crie pelo menos 2 passos com tipo "Lembrete de vencimento" nas primeiras posições da régua de cobrança preenchendo o campo "Dias antes do vencimento" com o valor 3 e 0.
    • Cobrança após o vencimento: Utilizado para definir as ações de cobrança após o vencimento da conta a receber do cliente. Recomendamos que crie N passoss com tipo "Cobrança após o vencimento" preenchendo o campo "Dias após o vencimento".
    • Confirmação de recebimento: Utilizado para definir as ações executadas no momento em o cliente quita a sua conta a receber. Recomendamos que crie somente 1 passo com tipo "Confirmação de recebimento" na última posição da régua de cobrança.
  • Dias antes do vencimento: Informe o número de dias antes da data de vencimento para execução da ação. Esse campo só é exibido para os tipos de passo "Lembrete de vencimento". Por exemplo, para criar um passo para lembrete com 3 dias antes do vencimento, preencha esse campo com o número 3, já para criar um passo para lembre no dia do vencimento, preencha esse campo com o número 0.
  • Dias após o vencimento: Informe o número de dias após da data de vencimento para execução da ação. Esse campo só é exibido para os tipos de passo "Cobrança após vencimento". Por exemplo, para criar um passo para cobrança após 7 dias do vencimento, preencha esse campo com o número 7.


Segue abaixo uma imagem da tela de cadastro de passo da régua de cobrança com esses campos em destaque:


No quadro "Ações" adicione as ações que serão executadas no passo de cobrança.


Atualmente o sistema Nomus tem 2 tipos de passo

  • Enviar email
  • Enviar SMS


Para o tipo de passo "Enviar email" preencha os campos:

  • Assunto: Preencha este campo com o assunto do email.
  • Mensagem: Preencha este campo a mensagem do email.


Para o tipo de passo "Enviar SMS" preencha o campo:

  • Mensagem: Preencha este campo a mensagem do SMS.


Atenção, para enviar SMS é necessário fazer contato com a Nomus e contratar um pacote de SMS.


Para escrever o assunto e mensagem do email e na mensagem do SMS você pode utilizar todas as variáveis disponibilizadas no quadro "Variáveis disponíveis".


Neste quadro as variáveis mais importantes são:

  • @nomePessoaProcesso: Nome da pessoa vinculado ao processo de cobrança no CRM.
  • @contatoPessoaProcesso: Nome do contato vinculado ao processo de cobrança no CRM.
  • @contasAReceberRelação de contas a receber no padrão "Nota fiscal: 312556 - Venda de produção do estabelecimento - Vencimento: 20/02/2019 - Valor: R$ 890,00."


Apresento a seguir uma imagem da tela de cadastro de um novo passo na régua de cobrança destacando o quadro "Ações":


Neste artigo temos uma seção com modelos de email sugeridos para lembrete de vencimento, cobrança após o vencimento e confirmação de recebimento.


Após preencher os campos do quadro "Ações" clique no botão "Adicionar" para adicionar a ação ao passo da cobrança.


Após adicionar as ações desejadas clique no botão "Salvar" para salvar o passo da régua de cobrança.


Veja abaixo um exemplo de uma régua de cobrança completa após adicionar todos os passos:


 

Cadastro de tipo de processo de cobrança


Ao executar a rotina de cobrança o sistema Nomus é capaz de criar processos de cobrança no CRM para gerenciar os processos de cobrança de todos os seus clientes.


Para o sistema criar esses processos de cobrança é preciso cadastrar um tipo de processo "Cobrança" e agora vamos aprender como fazer isso.


Acesse a tela "Tipos de processo".


Clique no botão "Criar tipo de processo" e cadastre um tipo de processo seguindo as instruções apresentadas a seguir:


Aba Geral

  • Nome: Preencha com o nome "Cobrança".
  • Natureza: Selecione a natureza "Cobrança".
  • Responsável padrão: selecione um usuário padrão para os processos de cobrança que serão criados pelo sistema.


Aba Campos padrões

  • Marque a check box "Visível" dos campo "Data programada" e "Contato".


Aba Etapas


Cadastre todas as etapas do seu tipo de processo de cobrança.


Para cada etapa preencha os campos abaixo:

  • Posição: Informe a posição da etapa.
  • Nome: Informe o nome da etapa. Por exemplo "Vencimento em 3 dias" ou Atraso (3 a 15 dias).
  • Descrição: Escreva uma descrição que lhe ajude a compreender os clientes que serão alocados na etapa.
  • Tipo de etapa: Selecione uma das 4 opções abaixo:
    • Sem cobrança: Recomendamos que crie 2 etapas com tipo "Sem cobrança" como abaixo:
      • Posição: 1 | Nome: Em dia | Status: Em andamento
      • Posição: Última posição | Nome: Processo de cobrança cancelado | Status: Cancelado 
    • Lembrete de vencimento: Recomendamos que crie pelo menos 2 etapas com tipo "Lembrete de vencimento" preenchendo o campo "Dias antes do vencimento" e definindo o status "Em andamento".
    • Cobrança após o vencimento: Recomendamos que criar N etapas com tipo "Cobrança após vencimento" preenchendo o campo "Dias após o vencimento" e definindo o status "Em andamento".
    • Cobrança suspensa: Recomendamos que crie 1 etapa com tipo "Cobrança suspensa" na penúltima posição e definindo o status "Em andamento".
  • Status do processo nessa etapa: Recomendamos utilizar os status "Em andamento" e "Cancelado" seguindo as recomendações apresentadas acima para o campo tipo de etapa.


Apresentamos na imagem a seguir uma configuração sugerida para as etapas para facilitar a compreensão:



Aba Notificações por email

  • Preencha o campo "Responder para" com o email da área financeira da sua empresa. Por exemplo, "financeiro@suaempresa.com.br".


Aba Painel de processos


Marque as configurações abaixo:

  • Exibir "Receita prevista ($)" no painel de processos.
  • Totalizar "Receita prevista ($)" por etapa no painel de processos.
  • Exibir ícone "Ver informações da pessoa" no painel de processos.


Além disso sugerimos que desmarque a configuração abaixo:

  • Exibir "Pessoa" no painel de processos


Cadastro de empresas


Acesse a tela "Empresas".


Edite as empresas que você deseja ativar a cobrança eletrônica, clique na aba "Financeiro" e no quadro "Cobrança" recomendamos que preencha as configurações conforme imagem a seguir:



Apresentamos a seguir a explicação das configurações realizadas no cadastro de empresas:

  • Ativar cobrança eletrônica para contas a receberMarque este campo para ativar a cobrança na empresa
  • Aglutinar contas a receber em atraso do cliente em 1 único email: Recomendamos marcar esse campo para o sistema aglutinar todas as contas a receber em atraso do cliente em 1 único email. 
  • Enviar email de cobrança com o layout HTML: Recomendamos marcar esse campo para o sistema enviar emails de cobrança com layout HTML.
  • Régua de cobrança: Selecione a régua de cobrança que você criou.
  • Padrão para criação de processos de cobrança no CRM: Recomendamos selecionar a opção "Criar 1 processo para cada cliente" para concentrar toda a gestão da cobrança do cliente em 1 único processo no CRM. A opção "Criar 1 processo para cada conta a receber" só deve ser selecionada se você desejar que o sistema crie 1 processo no CRM para cada conta a receber do cliente. Essa opção não é recomendada por criar um grande número de processos no CRM aumentando a complexidade da gestão do processo de cobrança.
  • Tipo de processo padrão para cobrança: Selecione o tipo de processo de cobrança que você criou.
  • Preencher com os mesmos emails informados na "Autorização da NF-e": Marque esse campo se você desejar que o sistema preencha os campos "Para", "Cc" e "Cco" com os mesmos emails configurados no quadro "Autorização da NF-e" no cadastro da empresa.
  • Emails para preenchimento do campo "Para": Preencha com algum email da sua empresa que você deseja que sempre seja preenchido no campo "Para" nos emails de cobrança. Esse campo normalmente não é preenchido.
  • Emails para preenchimento do campo "Cc": Preencha com algum email da sua empresa que você deseja que sempre seja preenchido no campo "Cc" nos emails de cobrança. Esse campo normalmente é preenchido com um email geral da equipe financeira da empresa. Por exemplo, "financeiro@suaempresa.com.br".
  • Emails para preenchimento do campo "Cco": Preencha com algum email da sua empresa que você deseja que sempre seja preenchido no campo "Cco" nos emails de cobrança. Esse campo normalmente não é preenchido.


Além das configurações específicas da cobrança, avalie e confirme se você já adicionou o logo da sua empresa no campo "Logo" na aba "Geral".


O logo da sua empresa é utilizado pelo sistema para preencher o cabeçalho do email de cobrança.


Atenção, não esqueça de fazer essas configurações em todas as empresas que você deseja ativar a cobrança.


Cadastro do cliente


Acesse a tela "Pessoas" para preencher as configurações de cobrança para seus clientes.


Para entender como deve ser feita essa configuração, edite o cadastro de um cliente, clique na aba "Financeiro" e veja o quadro "Cobrança eletrônica", como na imagem a seguir:



Explicamos a seguir as configurações relacionadas à cobrança no cadastro do cliente:

  • Suspender cobrança para essa pessoa: Marque esse campo se desejar suspender o envio de emails de cobrança para o cliente. 
  • Régua de cobrança específica para a pessoa: Campo com preenchimento opcional. Selecione uma régua de cobrança neste campo somente se o cliente tiver uma régua de cobrança específica, diferente da régua de cobrança informada no cadastro da empresa. 
  • Preencher com os mesmos emails informados na "Autorização da NF-e": Marque esse campo se você desejar que o sistema preencha os campos "Para", "Cc" e "Cco" com os mesmos emails configurados no quadro "Autorização da NF-e" no cadastro da empresa.
  • Emails para preenchimento do campo "Para": Preencha com os emails do seu cliente que você deseja que o sistema preencha no campo "Para" nos emails de cobrança. Você pode informar mais de um email do seu cliente separando os emails por vírgula. Por exemplo, "financeiro@seucliente.com.br".
  • Emails para preenchimento do campo "Cc": Preencha com os emails do seu cliente que você deseja que o sistema preencha no campo "Cc" nos emails de cobrança. Esse campo geralmente não é preenchido.
  • Emails para preenchimento do campo "Cco": Preencha com os emails do seu cliente que você deseja que o sistema preencha no campo "CCo" nos emails de cobrança. Esse campo geralmente não é preenchido.


Uma dica interessante aqui é começar a implantar o processo de cobrança no sistema preenchendo apenas os emails no cadastro da empresa.


Após alguns dias de teste, quando confirmar que o processo está funcionando da forma que você deseja, você começa a preencher os emails para cobrança no cadastro de todos os clientes.


Outra dica interessante é se o cadastro de todos os seus clientes já tiver com o quadro "Autorização da NF-e" preenchido com os emails corretos, você pode solicitar para o Suporte da Nomus executar um script na sua base de dados marcando o campo "Preencher com os mesmos emails informados na "Autorização da NF-e"" no cadastro de todos os seus clientes.


Cadastro de formas de pagamento


Em alguns casos pode ser interessante suspender a cobrança de contas a receber com formas de pagamento específicas.


Por exemplo, você pode desejar que o sistema suspenda a cobrança de contas a receber com forma de pagamento "Cartão de crédito", pois essas contas a receber já foram autorizadas pela operadora do cartão e não há risco do cliente ficar inadimplente. 


Para isso existe a configuração "Suspender cobrança eletrônica de contas a receber com essa forma de pagamento" no cadastro de formas de pagamento destacada na imagem a seguir:

Ao marcar essa configuração, o sistema não vai considerar contas a receber com essa forma de pagamento quando executar passos da régua de cobrança com tipo de passo "Lembrete de vencimento" e "Cobrança após vencimento", nas ações "Enviar email" e "Enviar SMS".


Agendamento da rotina de cobrança


Por fim temos que configurar o agendamento da rotina de cobrança eletrônica.


Essa configuração é feita "Agendamento de rotinas" que é acessada através do menu "Configurador geral".


Nessa tela você deve agendar 1 única rotina de cobrança eletrônica informando os dias e horários que deseja que a rotina seja executada.


Atenção, recomendamos que a rotina seja executada todos os dias, 1 única vez, inclusive nos finais de semana, em um horário no período da manhã, por exemplo, às 08:00.


Apresentamos a seguir uma imagem da tela "Agendamento de rotinas" com a rotina de cobrança configurada para ser executada todos os dias às 08:00.


Após executar a primeira rotina de cobrança, o sistema Nomus cria automaticamente processos de cobrança para todos os clientes com contas a receber pendentes e com data de vencimento dentro da régua de cobrança.


Por exemplo, considere que o 1o passo da sua régua de cobrança seja um lembrete 3 dias antes do vencimento, e que você executa sua primeira rotina de cobrança em 17/12/2019.


Ao executar essa primeira rotina de cobrança o sistema Nomus criará automaticamente processos de cobrança para todos os clientes com contas a receber pendentes em atraso e(ou) contas a receber com data de vencimento até 20/12/2019.


Modelos de email para cobrança de contas a receber


A seguir apresentamos 4 modelos de email para cobrança de contas a receber para ajudar sua empresa a criar seus próprios modelos de email:

  • 1) Lembrete antes do vencimento
  • 2) Lembrete no dia do vencimento
  • 3) Cobrança após o vencimento
  • 4) Confirmação de recebimento


Modelo 1) Lembrete antes do vencimento


Título do email


Lembrete de vencimento da sua fatura Nomus - @nomePessoaProcesso


Mensagem do email


Olá @contatoPessoaProcesso, tudo bem?


Estamos passando para lembrar que o título abaixo vencerá daqui a X dias:


@contasAReceber


Se tiver qualquer dúvida sobre como seguir com o pagamento nos colocamos à sua disposição para conversar e lhe orientar como realizá-lo.


Se você tiver qualquer outra dúvida, por favor, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco quando quiser.


Obrigado,


Financeiro Nomus


Obs: No email acima substitua o X pelo número de dias antes do vencimento do passo da cobrança.


Modelo 2) Lembrete no dia do vencimento


Título do email


Vence hoje sua fatura Nomus - @nomePessoaProcesso


Mensagem do email


Olá @contatoPessoaProcesso, tudo bem?


Estamos passando para lembrar que o título abaixo vence hoje:


@contasAReceber


Se tiver qualquer dúvida sobre como seguir com o pagamento nos colocamos à sua disposição para conversar e lhe orientar como realizá-lo.


Se você tiver qualquer outra dúvida, por favor, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco quando quiser.


Obrigado,


Financeiro Nomus


Modelo 3) Cobrança após o vencimento


Título do email


Não identificamos o pagamento da sua fatura Nomus - @nomePessoaProcesso


Mensagem do email


Olá @contatoPessoaProcesso, tudo bem?


Não identificamos o pagamento dos títulos abaixo que venceram há X dias:


@contasAReceber


Por favor, você poderia avaliar o status desses pagamentos?


Se esses pagamentos já foram realizados, pedimos desculpas e solicitamos que responda esse email para reavaliarmos nossa conciliação.


Se esses pagamentos não foram realizados, nos colocamos à sua disposição para conversar e lhe orientar como realizá-los.


Lembrando que é possível realizar o pagamento utilizando o boleto bancário vencido.


Se você tiver qualquer dúvida, por favor, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco quando quiser.


Obrigado,


Financeiro Nomus


Obs: No email acima substitua o X pelo número de dias após o vencimento do passo da cobrança.


Modelo 4) Confirmação de recebimento


Título do email


Pagamento confirmado da sua fatura Nomus - @nomePessoaProcesso


Mensagem do email


Olá @contatoPessoaProcesso, tudo bem?


O pagamento do título abaixo está confirmado:


@contasAReceber


Se você tiver qualquer dúvida, por favor, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco quando quiser.


Obrigado,


Financeiro Nomus


Como o sistema envia emails de cobrança automáticos para os clientes?


Agora vamos entender como o sistema Nomus envia emails de cobrança automáticos para os clientes.


Neste ponto nós já entendemos que a rotina de cobrança deve ser configurada para ser executada 1 vez ao dia, todos os dias, no período da manhã.


No momento da execução da rotina de cobrança, o sistema avalia todas as contas a receber e envia emails de lembrete de vencimento, cobrança após o vencimento e confirmação de recebimento para os clientes de acordo com a configuração dos passos da régua de cobrança.


A seguir vamos entender na prática como o sistema envia email de:

  • Lembrete de vencimento
  • Cobrança após o vencimento
  • Confirmação de recebimento


Lembrete de vencimento


O sistema envia um email de lembrete de vencimento para as contas a receber pendentes e ainda não vencidas, de acordo com o preenchimento do campo "Dias antes do vencimento" nos passos com tipo "Lembrete de vencimento" na régua de cobrança.


Por exemplo, imagine que a sua régua de cobrança tem 2 passos com tipo "Lembrete de vencimento" como abaixo:


PassoDescrição do passoTipo de passoDias antes do vencimentoAção
1Lembrete 3 dias antes do vencimentoLembrete de vencimento3Enviar email
2Lembrete no dia do vencimentoLembrete de vencimento0Enviar email


Agora imagine que no dia 20/11/2019 sua empresa tenha as seguintes contas a receber pendentes:


Código da contaData de vencimentoCliente
20120/11/2019Cliente Exemplo AC
20223/11/2019Cliente Exemplo GO


Ao executar a rotina de cobrança neste dia o sistema irá enviar:

  • 1 email de lembrete "3 dias antes do vencimento" para o "Cliente Exemplo GO" referente à conta "202" que vence em "23/11/2019".
  • 1 email de lembrete "no dia do vencimento" para o "Cliente Exemplo AC" referente à conta "201" que vence em "20/11/2019".


Atenção, é importante entender que o sistema não aglutina mais de 1 conta a receber em 1 único email de lembrete de vencimento.


Agora vamos apresentar exemplos de envio de emails de lembrete de vencimento pelo sistema.


Em 18/12/2019 na nossa base de treinamento tínhamos as seguintes contas a receber para o "Cliente Exemplo AC":



Na execução da rotina de cobrança no dia 18/12/2019 o sistema enviou 2 emails de lembrete de vencimento para o "Cliente Exemplo AC" que são apresentados nas imagens a seguir.


Lembrete para a conta a receber código 514 que vence hoje



Lembrete para a conta a receber código 513 que vencerá em 3 dias



Cobrança após o vencimento


O sistema envia um email de cobrança após o vencimento para as contas a receber pendentes e vencidas de acordo com o preenchimento do campo "Dias após o vencimento" nos passos com tipo "Cobrança após vencimento" na régua de cobrança.


Por exemplo, imagine que a sua régua de cobrança tem 2 passos com tipo "Cobrança após vencimento" como abaixo:


PassoDescrição do passoTipo de passoDias após o vencimentoAção
3Cobrança 3 dias após o vencimentoCobrança após vencimento3Enviar email
4Cobrança 7 dias após o vencimentoCobrança após vencimento7Enviar email


Agora imagine que no dia 20/11/2019 sua empresa tenha as seguintes contas a receber pendentes:


Código da contaData de vencimentoCliente
30117/11/2019Cliente Exemplo AC
30213/11/2019Cliente Exemplo GO


Ao executar a rotina de cobrança neste dia o sistema irá enviar:

  • 1 email de cobrança "3 dias após o vencimento" para o "Cliente Exemplo AC" referente à conta "301" que venceu em "17/11/2019".
  • 1 email de cobrança "7 dias após o vencimento" para o "Cliente Exemplo GO" referente à conta "302" que venceu em "13/11/2019".


É importante lembrar que o sistema pode ser configurado para aglutinar contas em atraso do mesmo cliente em 1 único email de cobrança.


Essa configuração é feita marcando a configuração "Aglutinar contas a receber em atraso do cliente em 1 único email" no cadastro da empresa.


Ao marcar essa configuração, o sistema sempre vai considerar a conta a receber com a data de vencimento mais antiga, para definir a posição do cliente na régua de cobrança.


Essa questão ficará mais clara nos exemplos que apresentaremos a seguir.


Agora vamos apresentar o envio de emails de cobrança após o vencimento pelo sistema.


Em 18/12/2019 na nossa base de treinamento tínhamos as seguintes contas a receber pendentes para o "Cliente Exemplo AM":



Ainda em 18/12/2019, também tínhamos as seguintes contas a receber pendentes para o "Cliente Exemplo DF":



Perceba na imagem acima que o "Cliente Exemplo DF" tem 2 contas a receber em atraso, e que a conta a receber mais atrasada estava com 7 dias de atraso, e essa conta que será considerada pelo sistema para definir a posição do cliente na régua de cobrança.


Na execução da rotina de cobrança no dia 18/12/2019 o sistema enviou 2 emails de cobrança após o vencimento, 1 email de cobrança 3 dias após o vencimento para o "Cliente Exemplo AM", e 1 email de cobrança 7 dias após o vencimento para o "Cliente Exemplo DF".


Esses emails são apresentados a seguir:


Cobrança 3 dias após o vencimento para o "Cliente Exemplo AM"



Cobrança 7 dias após o vencimento para o "Cliente Exemplo DF"



Confirmação de recebimento


O sistema envia um email de confirmação de recebimento para as contas a receber baixadas com pelo menos 1 recebimento.


Esse envio de email é configurado no passo com tipo "Confirmação de recebimento" na régua de cobrança através da inclusão da ação "Enviar email".


Por exemplo imagine que no dia 20/11/2019 sua empresa teve as seguintes contas a receber baixadas com pelo menos 1 recebimento:


Código da contaCliente
400Cliente Exemplo BA
401Cliente Exemplo BA
402Cliente Exemplo MA


No dia 21/11/2019 o sistema enviará 3 emails de confirmação de recebimento:

  • Envia 1 email de "confirmação de recebimento" para o "Cliente Exemplo BA" referente à conta "400".
  • Envia 1 email de "confirmação de recebimento" para o "Cliente Exemplo BA" referente à conta "401".
  • Envia 1 email de "confirmação de recebimento" para o "Cliente Exemplo MA" referente à conta "402".


Atenção, quando uma conta a receber é baixada sem nenhum recebimento, o sistema não envia o email de confirmação de recebimento.


Além disso, na execução da 1a rotina de cobrança, o sistema envia emails de confirmação de recebimento para todas as contas a receber baixadas nos últimos 7 dias.


Agora vamos apresentar um exemplo de envio de emails de confirmação de recebimento pelo sistema.


Em 18/12/2019 na nossa base de treinamento fizemos o recebimento baixando as seguintes contas a receber dos clientes "Cliente Exemplo BA" e "Cliente Exemplo MA":



Após fazer a baixas das contas informadas acima, executamos a rotina de cobrança, e o sistema enviou 2 emails de confirmação de recebimento, 1 email para o "Cliente Exemplo MA" e 1 email para o "Cliente Exemplo BA".


Esses emails são apresentados a seguir:


Confirmação de recebimento para o "Cliente Exemplo MA"



Confirmação de recebimento para o "Cliente Exemplo BA"



Separação de emails de cobrança após o vencimento por empresa


Por fim é importante destacar que os emails de cobrança após o vencimento são separados por empresa cadastrada no sistema.


Por exemplo, imagine que no dia 20/11/2019 você tenha as seguintes contas a receber pendentes do "Cliente Exemplo RS".


Código da contaEmpresaData de vencimentoCliente
50001 - Matriz18/11/2019Cliente Exemplo RS
50102 - Filial18/11/2019Cliente Exemplo RS


No dia 21/11/2019 o sistema enviará 2 emails de cobrança após o vencimento, 1 email para cada empresa, como abaixo:

  • Envia 1 email de "confirmação de recebimento" para o "Cliente Exemplo RS" referente à conta "500" pela empresa "01 - Matriz".
  • Envia 1 email de "confirmação de recebimento" para o "Cliente Exemplo RS" referente à conta "501" pela empresa "02 - Filial"


Vamos apresentar um exemplo de envio de emails de cobrança após o vencimento por empresas diferentes pelo sistema.


Em 18/12/2019 na nossa base de treinamento tínhamos as seguintes contas a receber pendentes para o "Cliente Exemplo RS":

Perceba na imagem acima que as 2 contas vencem no mesmo dia 03/11/2019, estão com 45 dias de atraso, porém foram geradas em empresas diferentes.


A nossa régua de cobrança está configurada para enviar emails 45 dias após o vencimento.


Na execução da rotina de cobrança no dia 18/12/2019 o sistema enviou 2 emails de cobrança após o vencimento para o "Cliente Exemplo RS", um email foi enviado pela empresa "Indústria Sucesso (Lucro Presumido)" e outro email foi enviado pela empresa "Indústria Sucesso (Simples Nacional)"


Esses emails são apresentados a seguir:


Email enviado pela empresa "Indústria Sucesso (Simples Nacional)"



Email enviado pela empresa "Indústria Sucesso (Lucro Presumido)"



Como gerenciar os processos de cobrança no CRM?


Agora vamos entender como gerenciar os processos de cobrança no módulo CRM do sistema considerando que a empresa foi configurada para criar 1 processo para cada cliente.


Já entendemos que o sistema deve ser configurado para executar a rotina de cobrança 1 vez por dia, todos os dias da semana, incluindo os finais de semana, preferencialmente no período da manhã.


Quando a rotina de cobrança é executada, o sistema avalia todas as contas a receber pendentes de todos os clientes e executa as seguintes ações de forma automática:

  • Cria os processos de cobrança para os clientes.
  • Vincula as contas a receber pendentes com os processos de cobrança.
  • Define as etapas dos processos de acordo com a data de vencimento das contas.
  • Calcula o valor total em cobrança de cada processo.
  • Envia emails de lembrete de vencimento, cobrança após o vencimento e confirmação de recebimento para os clientes.
  • Registra todos os emails enviados para os clientes como comentários nos processos.


Após o término da execução da rotina de cobrança, é possível acessar o painel de processos no módulo CRM, filtrar pelo tipo de processo "Cobrança", e ter uma visão geral do painel de cobrança, como apresentada a seguir:



Visão geral do painel de cobrança


No painel de processos de cobrança é possível ter uma visão geral do setor de cobrança de forma rápida e objetiva e responder perguntas importantes para gestão.


Quais clientes estão em cada etapa do processo de cobrança?


Por exemplo, em nossa base de treinamento temos as seguintes etapas:

  • 1) Em diaClientes sem nenhuma conta a receber ou com contas a receber que vencerão daqui a mais de 3 dias.
  • 2) Vencimento em 3 diasClientes com contas a receber com vencimento em 3 dias.
  • 3) Vencimento hoje: Clientes com contas a receber com vencimento hoje. 
  • 4) Em conciliaçãoClientes com contas a receber em conciliação com atraso de 1 a 2 dias.
  • 5) Atraso (3 a 15 dias): Clientes com contas a receber com atraso entre 3 e 15 dias. 
  • 6) Atraso (16 a 30 dias)Clientes com contas a receber com atraso entre 16 e 30 dias.
  • 7) Atraso (31 a 60 dias): Clientes com contas a receber com atraso entre 31 e 60 dias. 
  • 8) Atraso (61 a 90 dias): Clientes com contas a receber com atraso entre 61 e 90 dias. 
  • 9) Atraso (Mais de 90 dias): Clientes com contas a receber com atraso superior a 90 dias.
  • 10) Cobrança suspensaClientes com todas as contas a receber vinculadas ao processo com cobrança suspensa. A suspensão da cobrança pode ser feita no cadastro da pessoa, no cadastro da forma de pagamento, e na aba "Cobrança" da conta a receber.


É possível ver como os clientes estão distribuídos pelas etapas do processo de cobrança.


É importante lembrar que as etapas no painel de processos de cobrança são definidas no cadastro de tipos de processo e podem ser personalizadas de acordo com a necessidade da sua empresa.


Quais são os clientes mais críticos do ponto de vista cobrança?


Os clientes mais críticos do ponto de vista da cobrança normalmente estão alocados nas etapas com maior número de dias em atraso, por exemplo nas etapas "7) Atraso (31 a 60 dias)", "8) Atraso (61 a 90 dias)" e "9) Atraso (Mais de 90 dias)".


É possível ver esses clientes facilmente no painel de cobrança.


Qual é o valor total das contas a receber nas etapas dos processos de cobrança?


Nas etapas dos processos de cobrança, com tipo de etapa "Lembrete de vencimento", "Cobrança após o vencimento" e "Cobrança suspensa", é possível saber o valor total das contas a receber pendentes a partir do ponto inicial da régua de cobrança.


Por exemplo, na nossa base de treinamento a régua de cobrança se inicia com um lembrete 3 dias antes do vencimento, então no dia 20/12/2019, eu verei o valor total das contas a receber pendentes com data de vencimento menor ou igual a 23/12/2019.


Segue o abaixo uma imagem das etapas dos processos de cobrança, destacando o valor total das contas a receber pendentes e a quantidade de clientes na etapa "Atraso (16 a 30 dias)".



Como avaliar o cobrança de um cliente?


Agora que já tivemos uma visão geral do painel de cobrança, vamos entender como avaliar a cobrança de um cliente específico.


Para fazer essa análise pesquise pelo cliente utilizando o campo de pesquisa "Pessoa" no painel de processos.


Por exemplo, em nossa base de treinamento pesquisamos pelo "Cliente Exemplo BA" e localizamos o cliente como na tela apresentada a seguir:


No processo de cobrança do cliente destacado acima veja que é possível entender facilmente:

  • O responsável pela cobrança do cliente
  • A data programada da próxima ação de cobrança no cliente
  • O valor total das contas a receber em cobrança do cliente


Ao clicar no processo você acessa a tela de detalhamento como na imagem a seguir:



Contas a receber vinculadas ao processo de cobrança


Na tela de detalhamento do processo de cobrança é possível ver todas as contas a receber vinculadas ao processo.


Para fazer isso clique na aba "Cobrança" e veja as tabelas "Contas a receber vencidas" e "Contas a receber a vencer" como na imagem a seguir:



Agora vamos entender como o sistema faz a separação das "Contas a receber vencidas" e "Contas a receber a vencer" nesta aba.


Contas a receber vencidas: apresenta todas as contas a receber pendentes com: 

  • Data de vencimento < Data corrente


Contas a receber a vencer: apresenta todas as contas a receber pendentes com: 

  • Data de vencimento >= Data corrente
  • Data de vencimento <= (Data corrente) + (Dias de antecipação da 1a etapa de lembrete de vencimento)


Neste ponto é importante lembrar que o sistema vincula as contas a receber pendentes com o processo de cobrança automaticamente, no momento da execução da rotina de cobrançaconsiderando a data de vencimento de cada conta e o ponto inicial da régua de cobrança.


Por exemplo, se a régua de cobrança da sua empresa se inicia com um lembrete 3 dias antes do vencimento, então a rotina de cobrança executada no dia 20/12/2019, vincula com os processos de cobrança todas as contas a receber pendentes com data de vencimento <= 23/12/2019.


Etapa do processo de cobrança


Vamos entender como o sistema define a etapa do processo de cobrança automaticamente.


Para fazer isso o sistema considera a conta a receber pendente vinculada ao processo com a data de vencimento mais antiga.


Por exemplo, para o caso do "Cliente Exemplo BA" acima, perceba que a conta a receber com a data de vencimento mais antiga tem 141 dias de atraso, e por isso o processo está na etapa "9) Atraso (Mais de 90 dias)".


Essa conta está em destaque na imagem a seguir:



Valor a receber em cobrança


Vamos entender como o sistema calcula o valor a receber em cobrança automaticamente.


Para fazer isso o sistema considera o somatório do saldo de todas as conta a receber pendentes vinculadas com o processo incluindo as contas a receber a vencer.


Por exemplo, para o caso do "Cliente Exemplo BA" acima, perceba que o valor a receber em cobrança é de R$ 25.782,25.

Este valor equivale ao somatório do saldo a receber de todas as contas a receber pendentes vinculadas com o processo de cobrança, incluindo as contas a receber a vencer.


Veja esse valor em destaque na imagem a seguir:



Data/hora da última atualização do processo de cobrança


Vamos entender o que significa a Data/hora da última atualização do processo de cobrança.


Essa informação fica disponível na aba "Cobrança" como em destaque na imagem a seguir:


As contas a receber vinculadas ao processo de cobrança são atualizadas pelo sistema 1 vez por dia no horário em que a rotina de cobrança é executada, normalmente às 08:00. 


O cálculo do valor total em cobrança e a definição da etapa do processo são realizados pelo sistema com base na fotografia do processo de cobrança no momento em que a rotina foi executada.


Após a execução da rotina de cobrança o setor Financeiro pode criar novas contas a receber, registrar recebimentos, editar contas a receber, e todas essas rotinas podem impactar a situação atual de cobrança dos clientes.


Nesse sentido é importante ficar atento pois todas as rotinas financeiras realizadas ao longo do dia só provocarão atualizações nos processos de cobrança no dia seguinte quando a rotina de cobrança for executada.


Contas a receber com cobrança suspensa


Em alguns casos pode ser interessante suspender a cobrança de contas a receber específicas.


Por exemplo, você pode desejar que o sistema suspenda a cobrança de uma contas a receber que está sendo questionada pelo seu cliente.


Para isso existe o campo "Suspender cobrança eletrônica para essa conta a receber" na aba "Cobrança" na tela de criação/edição de contas a receber.



No processo de cobrança as contas a receber com cobrança suspensa são identificadas com um ícone "Pausa" como em destaque na imagem a seguir:



Ao passar o mouse sobre esse ícone é possível identificar porque a cobrança está suspensa.


A suspensão da cobrança pode ser feita no cadastro da pessoa, no cadastro da forma de pagamento ou na aba "Cobrança" da conta a receber específica.


Contato principal do processo de cobrança


Ao criar o processo de cobrança para um cliente, como padrão o sistema Nomus não preenche o campo "Contato" do processo.


Quando o campo "Contato" não está preenchido no processo de cobrança, a variável @contatoPessoaProcesso nos emails de cobrança é preenchida com o texto "Cliente".


Para que os emails sejam direcionados para um contato específico da empresa é necessário selecionar um contato no processo de cobrança.


Na imagem abaixo apresentamos o campo "Contato" do processo de cobrança em destaque na aba "Editar processo" com o contato "Carlos Lima" selecionado.


Além disso, perceba no quadro "Contatos da pessoa" que o contato do processo está destacado com a cor amarela.



No exemplo acima, após selecioner o contato "Carlos Lima" no campo "Contato" do processo de cobrança, a variável @contatoPessoaProcesso será preenchida com o texto "Carlos Lima" nos próximos emails de cobrança enviados pelo sistema.


Comentários no processo de cobrança


Por fim, vamos entender como avaliar os comentários no processo de cobrança.


Clique na aba "Comentários" e veja todo o histórico de comentários do processo como na imagem a seguir:



Perceba que todos os emails enviados automaticamente para o cliente pelo sistema são registrados como comentários no processo.


Como planejar e executar a cobrança de clientes?


Agora vamos entender como planejar e executar a cobrança de clientes.


Planejamento da cobrança de clientes


Para planejar as tarefas do setor de cobrança recomendamos utilizar os campos "Responsável" e "Data programada" dos processos de cobrança.


Utilizando o campo "Responsável" é possível organizar sua equipe de cobrança distribuindo os clientes entre os seus colaboradores.


Utilizando o campo "Data programada" é possível planejar a execução da próxima tarefa de cobrança para cada cliente, como uma ligação de cobrança, o envio de uma carta administrativa ou a realização de uma visita presencial.


Esses campos podem ser editados facilmente através do quadro "Edição rápida do processo" como na imagem a seguir:



Na tela "Painel de processo" em cada etapa os processos com a data de vencimento mais antiga são exibidos no topo, os processo com data programada em atraso ficam com sinal vermelho, e os processos com data programada para hoje ficam com sinal verde.


Utilizando o botão "Avançado" é possível filtar os processos de cobrança pela sua data programada como na imagem a seguir:


Utilizando o campo "Responsável" é possível filtrar os processos que estão alocados para o seu usuário.


Execução da cobrança de clientes


Agora vamos entender como executar as tarefas de cobrança do cliente.


Para entender as tarefas que devem ser executadas clique no processo de cobrança, acesse a tela de detalhamento, entenda as contas a receber do cliente que estão em cobrança e analise os últimos comentários do processo.


Para obter informações para contato com o cliente utilize os quadros "Informações da pessoa" e "Contatos da pessoa" como na imagem a seguir:



Faça contato com o cliente, e após conseguir contato, registre seu comentário no processo utilizando campo "Novo comentário", informando o que foi tratado com o cliente, definindo a próxima tarefa a ser executada e a sua data programada, mudando o campo "Mudar data programada?", como na imagem a seguir:



Clique no botão "Salvar" para registrar seu comentário e salvar todas as modificações no processo de cobrança.