O guia rápido para "Gestão por centros de custos integrada ao processo de compras e estoque" tem as seções:

• O que é gestão por centros de custos integrada ao processo de compras e estoque?
• Como configurar o sistema para fazer a gestão por centros de custos integrada ao processo de compras e estoque?
• Como lançar o fator de rateio no processo de compras?
• Como lançar o fator de rateio no processo de estoque?

O que é gestão por centros de custos integrada ao processo de compras e estoque?

A gestão por centros de custos integrada ao processo de compras e estoque é um gerenciamento financeiro e operacional em que os gastos e recursos são atribuídos a unidades específicas dentro de uma organização, chamadas de centros de custos, e estão diretamente ligados ao processo de compras e estoque. 

Essa integração permite um controle mais eficiente e detalhado dos gastos, facilitando a tomada de decisões, a análise de desempenho e o planejamento estratégico.

Através dessa gestão o sistema permite o rateio de valores entre centros de custo nas telas de compras, financeiro e estoque. Além disso, os valores rateados entre centros de custos, podem ser importados para a apuração do custeio real.

Como configurar o sistema para fazer a gestão por centros de custos integrada ao processo de compras e estoque?

Centro de custo

Os centros de custo devem ser criados na tela "Centros de custo" clicando no botão "Criar centro de custo".

Segue abaixo um exemplo de centro de custo de Controle da Qualidade:

Nas telas do processo de compras, estoque e financeiro, temos uma aba chamada “Centros de custo”, onde você pode fazer o rateio de valores entre os centros de custo, segue abaixo um exemplo na tela de criação/edição de item do pedido de compra:

Como padrão, todos os centros de custo criados no sistema podem ser utilizados para rateio nas telas do processo de compras, estoque e financeiro. Entretanto, caso a sua empresa tenha centros de custo que não fazem sentido serem utilizados para rateio, é possível configurar o sistema para esses centros de custo serem desabilitados.

No cadastro do centro de custo, na aba “Geral”, o sistema apresenta a seguinte configuração:

Geralmente essa configuração é marcada para centros de custos que são utilizados para auxiliar a formação de preço de venda como impostos e comissões de venda, que geralmente tem a natureza "Vendas".

Esses centros de custo normalmente têm a natureza "Vendas", "Custo incidente dobre o lucro", "Suporte ao cálculo de preço" ou "Suporte ao cálculo de custos de produção".

Plano de contas financeiro

No cadastro de uma conta na tela "Plano de contas financeiro" é possível definir:

• Se a conta permitirá rateio à centros de custo
• Se esse rateio será opcional ou obrigatório
• Valores padrões para rateio entre centros de custo
• Se será possível editar os valores padrões para rateio

Essas configurações ficam disponíveis na tela de criação/edição de uma conta do plano de contas financeiro, com tipo "Analítica" e natureza "Saída", na aba "Centros de custo", como na imagem a seguir:

Na aba “Centro de custo”, o sistema exibe os seguintes quadros:

• Rateio de valores entre centros de custo
• Valores padrões para rateio por centros de custo
• Permitir editar valores padrões para rateio por centros de custo

Agora, vamos entender como configurar cada quadro:

Rateio de valores entre centros de custo

Neste quadro é possível avaliar se a conta permite rateio à centros de custo, e se esse rateio é opcional ou obrigatório.

Essa definição é feita em todas as telas do processo de compras, financeiro e estoque, como abaixo:

• Criação/edição de item da cotação de compra
• Criação/edição de item do pedido de compra
• Criação/edição de item do documento de entrada/compra de serviço
• Criação/edição da conta a pagar e pagamento
• Adição de produto na requisição de materiais no estoque

Veja abaixo uma imagem desse quadro em destaque:

Para cada tela do sistema, você tem 3 opções:

• Permitido e opcional: Ao selecionar essa opção, quando você utilizar a conta do plano de contas financeiro na tela, o sistema vai permitir o rateio entre os centros de custos, porém esse rateio não será obrigatório.
• Permitido e obrigatório: Ao selecionar essa opção, quando você utilizar a conta do plano de contas financeiro na tela, o sistema vai obrigar o rateio entre os centros de custos.
• Não permitido: Ao selecionar essa opção, quando você utilizar a conta do plano de contas financeiro na tela, o sistema não vai permitir o rateio entre os centros de custos.

Valores padrões para rateio por centros de custo

Neste quadro é possível definir valores padrões para rateio por centro de custo para uma conta do plano de contas.

O preenchimento desse campo é opcional, entretanto recomendamos que seja utilizado em todas as contas do plano de contas que possuem um valor padrão para rateio, pois isso agiliza e evita falhas no momento de fazer os rateios nas telas do sistema. 

Como exemplo, considere a classificação “Aluguel”, onde o rateio pode ser por área em m2 de cada departamento da empresa, essa informação é fixa no curto prazo, não vai variar, a não ser que aconteça algo extraordinário, como a ampliação do espaço da empresa, então podemos definir valores padrões para rateio, e o sistema sugere esses valores nas telas do sistema.

Segue abaixo um exemplo:

Permitir editar valores padrões para rateio por centros de custo

Neste quadro é possível definir se os valores padrões para rateio da conta do plano de contas podem ser editados e em quais telas eles podem ser editados, como abaixo:

• Telas dos processos de compras
• Telas do financeiro
• Tela de requisição de materiais no estoque

Segue abaixo uma imagem deste quadro:

Recomendamos que você marque os campos acima se desejar que o usuário possa modificar os valores padrões para rateio nas telas do sistema.

Caso não queira que o usuário edite os valores padrões nas telas do sistema, basta não marcar os campos acima.

Um detalhe importante, se a tabela de valores padrões para rateio por centros de custo não estiver preenchida, o sistema sempre permite a edição dos valores para rateio, mesmo que as configurações do quadro “Permitir editar valores padrões para rateio por centros de custo” não estejam marcadas.

Como lançar o fator de rateio no processo de compras?

Item da cotação de compra 

Na tela de criação/edição de cotação de compra, ao criar/editar o item da cotação de compra, clique na aba “Centros de custo”, veja todos os centros de custo que podem ser utilizados para rateio e preencha os fatores para rateio na coluna "Fator para rateio", segue abaixo um exemplo:

É importante destacar que o sistema controla o preenchimento dos campos da coluna "Fator para rateio" de acordo com as configurações que foram definidas para a conta do plano de contas financeiro que está selecionada no campo "Classificação financeira" do item da cotação de compra, conforme padrão abaixo:

Item do pedido de compra

Na tela de criação/edição de pedido de compra, ao criar/editar o item do pedido de compra, clique na aba “Centros de custo”, veja todos os centros de custo que podem ser utilizados para rateio e preencha os fatores para rateio na coluna "Fator para rateio", segue abaixo um exemplo:

Um ponto importante é que quando o pedido de compra é criado a partir da tomada de decisão na cotação de compra, o sistema copia os fatores para rateio de todos os itens da cotação de compra para todos os itens do pedido de compra.

Além disso, o sistema controla o preenchimento dos campos da coluna "Fator para rateio" de acordo com as configurações que foram definidas para a conta do plano de contas financeiro que está selecionada no campo "Classificação financeira" do item do pedido de compra, conforme padrão abaixo:

Documento de entrada

Na tela de criação/edição de documento de entrada, ao criar/editar o item do documento de entrada, clique na aba “Centros de custo”, veja todos os centros de custo que podem ser utilizados para rateio e preencha os fatores para rateio na coluna "Fator para rateio", segue abaixo um exemplo:

Um ponto importante é que quando o documento de entrada é criado a partir do pedido de compra, o sistema copia os fatores para rateio de todos os itens do pedido de compra para todos os itens do documento de entrada.

Além disso, o sistema controla o preenchimento dos campos da coluna "Fator para rateio" de acordo com as configurações que foram definidas para a conta do plano de contas financeiro que está selecionada no campo "Classificação financeira" do item do documento de entrada, conforme padrão abaixo:

Documento de compra de serviço

Na tela de criação/edição de documento de compra de serviço, ao criar/editar o item do documento de compra de serviço, clique na aba “Centros de custo”, veja todos os centros de custo que podem ser utilizados para rateio e preencha os fatores para rateio na coluna "Fator para rateio", segue abaixo um exemplo:

Um ponto importante é que quando o documento de compra de serviço é criado a partir do pedido de compra, o sistema copia os fatores para rateio de todos os itens do pedido de compra para todos os itens do documento de compra de serviço.

Além disso, o sistema controla o preenchimento dos campos da coluna "Fator para rateio" de acordo com as configurações que foram definidas para a conta do plano de contas financeiro que está selecionada no campo "Classificação financeira" do item do documento de compra de serviço, conforme padrão abaixo:

Contas a pagar

Na tela de criação/edição de contas a pagar, clique na aba “Rateio”, veja todas as classificações financeiras da conta a pagar.

Clique no ícone "Editar rateios por centro de custo" como em destaque na imagem a seguir:

O sistema vai abrir uma popup apresentando os centros de custo que podem ser utilizados para rateio.

Preencha os fatores para rateio na coluna "Fator para rateio", segue abaixo um exemplo:

Após salvar, veja que o sistema apresenta os centros de custo utilizados abaixo da classificação financeira na aba "Rateio", como abaixo:

Um ponto importante é que quando a conta a pagar é criada a partir de um documento de entrada ou documento de compra de serviço, o sistema copia os fatores para rateio para a conta a pagar, considerando as classificações financeiras, valores e fatores para rateio de todos os itens do documento de entrada ou documento de compra de serviço, e bloqueia a edição do rateio entre centros de custo.

Já quando a conta a pagar é criada livremente, o sistema controla o preenchimento dos campos da coluna "Fator para rateio" de acordo com as configurações que foram definidas para a conta do plano de contas financeiro que está selecionada no campo "Classificação financeira" da conta a pagar, conforme padrão abaixo:

Pagamentos

Na tela de criação/edição de pagamentos, clique na aba “Rateio”, veja todas as classificações financeiras da conta a receber.

Clique no ícone "Editar rateios por centro de custo" como em destaque na imagem a seguir:

O sistema vai abrir uma popup apresentando os centros de custo que podem ser utilizados para rateio.

Preencha os fatores para rateio na coluna "Fator para rateio", segue abaixo um exemplo:

Após salvar, veja que o sistema apresenta os centros de custo utilizados abaixo da classificação financeira na aba "Rateio", como abaixo:

Um ponto importante é que quando o pagamento é criada a partir de uma conta a pagar, o sistema copia os fatores para rateio para o pagamento, e bloqueia a edição do rateio entre centros de custo.

Já quando o pagamento é criado livremente, o sistema controla o preenchimento dos campos da coluna "Fator para rateio" de acordo com as configurações que foram definidas para a conta do plano de contas financeiro que está selecionada no campo "Classificação financeira" do recebimento, conforme padrão abaixo:

Como lançar o fator de rateio no processo de estoque?

O rateio no processo de estoque é uma prática de gestão em que os custos dos materiais solicitados são distribuídos entre diferentes centros de custos, sem estar diretamente vinculados à produção de um produto específico. Você pode utilizar esse processo para gerenciar custos de materiais utilizados em várias áreas ou atividades, garantindo uma alocação precisa e justa dos recursos.

Esse rateio é feito pela tela “Requisições de materiais”.

Antes de avançarmos para o entendimento de como fazer o rateio no processo de estoque, recomendamos que você avalie os seguintes pontos:

• Na configuração geral, você pode habilitar a configuração “Tornar obrigatório o preenchimento do campo “Classificação financeira” na tela de adição de produto a requisição de material no estoque”. Essa configuração é importante para o usuário não esquecer de informar a classificação financeira.
• No cadastro do produto tem como informar uma classificação padrão, através do campo "Classificação financeira padrão da conta a pagar", na aba "Fiscal", que caso seja preenchido, o sistema vai sugerir no momento da criação da requisição de materiais. 
• Através da requisição de materiais que o sistema lança o custo do material como despesa. Com isso, você deve fazer o rateio desses materiais pela tela “Requisição de materiais”, e não pelo processo de compras. Exemplo de materiais que são comuns de serem feitos por essa tela: Equipamentos de proteção individual (EPIs), lixa em uma fábrica de móveis, entre outros.

Agora, na tela de "Criação/edição de requisição", ao "Adicionar produto à requisição", preencha os fatores para rateio na coluna "Fator para rateio", segue abaixo um exemplo:

Na requisição de materiais, temos o atendimento da requisição, que é o momento onde o sistema realiza a movimentação de estoque. O sistema faz o rateio no momento que é criado a movimentação de estoque, ou seja, no atendimento da requisição, conforme padrão abaixo: