O guia rápido Inventário de estoque tem as seções:

• O que é o inventário de estoque?
• Quais são as boas práticas para fazer o inventário de estoque?
• Como configurar o sistema para utilizar o inventário de estoque?
• Como criar um inventário de estoque?
• Como editar um inventário de estoque?
• Como processar um inventário de estoque?
• Como excluir um inventário de estoque?
• Como clonar um inventário de estoque?
• Como criar um ajuste de custo médio a partir do inventário de estoque?

O que é o inventário de estoque?

O inventário de estoque é a rotina de contagem física do saldo em estoque dos produtos com o objetivo de apurar e resolver divergências entre os saldos em estoque no sistema e os saldos em estoque físicos dos produtos.

Após fazer a contagem física do saldo em estoque dos produtos, sua empresa cria um inventário no sistema informando o saldo físico inventariado de cada produto em cada setor de estoque, e informando esse saldo por lote e série quando o produto tem controle de rastreabilidade.

Após criar o inventário, sua empresa processa o inventário e o sistema faz as movimentações de saída ou entrada do estoque para ajustar todas as divergências entre os saldos em estoque informados no sistema e os saldos em estoque físicos dos produtos.

Como exemplo, considere que no dia 03/08/2020 às 17:00, sua empresa tem no setor "Almoxarifado" 3 produtos com saldos em estoque no sistema como apresentado a seguir:

Agora considere que a sua empresa faz o inventário desses 3 produtos no setor "Almoxarifado" e apura os saldos em estoque físicos apresentados a seguir:

Ao processar esse inventário o sistema fará as movimentações de estoque descritas a seguir:

Após processar o inventário o saldo em estoque no sistema na data/hora do inventário estará igual ao saldo em estoque físico apurado.

Além do objetivo de apurar e resolver as divergências de estoque, o inventário de estoque também é utilizado para sua empresa informar o saldo atual em estoque de todos os produtos em todos os setores de estoque antes de iniciar o controle de estoque pelo sistema.

Como exemplo veja abaixo uma imagem da tela de criação de inventário exibindo os produtos adicionados ao inventário:

Quais são as boas práticas para fazer o inventário de estoque?

Para se fazer um bom inventário de estoque recomendamos seguir as boas práticas apresentadas nesta seção.

1) Fazer o inventário em dias e horários sem movimentação de estoque

Idealmente o inventário de estoque deve ser feito em dias e horários em que o produto não sofrerá movimentações de estoque.

Por exemplo, se o expediente da sua empresa é de 2a à 6a feira das 07:00 às 17:00, planeje os inventários nos dias de semana após às 17:00 ou então nos sábados e domingos, e garanta que nenhuma movimentação de estoque será feita no sistema durante o período de inventário.

2) Garantir que todas movimentações de estoque realizadas fisicamente sejam registrados no sistema corretamente ANTES de processar o inventário

Por exemplo, se você planejou fazer o inventário no Sábado, dia 08/08/2020 às 08:00, todas as movimentações de estoque realizadas até esse dia e horário devem ter sido registradas no sistema ANTES de processar o inventário.

Essa avaliação deve ser feita considerando:

• Documentos de entrada
• Documentos de saída
• Ordens de produção: Requisições pela produção, Reportes de produção, Reportes de subprodutos e Reportes de coprodutos
• Estoque: Requisições, Documentos de movimentação livre e Reclassificação de produtos.

3) Avaliar a implantação do inventário rotativo de estoque

O inventário rotativo de estoque é o processo de inventário de estoque de grupos de produtos organizado em ciclos com uma cadência pré-determinada como diário, semanal ou mensal.

Como exemplo, considere que a sua empresa tem 6.000 códigos de produtos diferentes no estoque e deseja que o inventário de estoque desses produtos seja feito pelo menos 1 vez por trimestre.

Ao invés de organizar um inventário de estoque a cada trimestre para fazer a contagem física de 6.000 produtos, o que seria muito desgastante, você poderia dividir o trimestre em 12 semanas, o que daria aproximadamente 60 dias úteis, e fazer a contagem física de 100 produtos a cada dia útil, garantindo que todos os 6.000 produtos sejam inventariados pelo menos 1 vez por trimestre.

Em alguns casos pode ser interessante planejar os ciclos de inventário de acordo com a Curva ABC que segrega os produtos em 3 categorias:

• Classe A: 20% dos produtos com maior custo total de movimentação no ano -> Normalmente representam aproximadamente 80% do custo total de movimentações no ano.
• Classe B: 30% dos produtos com custo total de movimentação no ano inferior à Classe A -> Normalmente representam aproximadamente 15% do custo total de movimentações no ano.
• Classe C: 50% dos produtos com custo total de movimentação no ano inferior à Classe B -> Normalmente representam aproximadamente 5% do custo total de movimentações no ano.

Por exemplo, poderíamos definir ciclos de inventários como abaixo:

• Classe A: Pelo menos 1 inventário por mês
• Classe B: Pelo menos 1 inventário por trimestre
• Classe C: Pelo menos 1 inventário por semestre

Como configurar o sistema para utilizar o inventário de estoque?

Cadastro de tipos de movimentação

No cadastro de tipos de movimentação precisamos cadastrar pelo menos 2 tipos de movimentação relacionadas ao inventário de estoque:

• Entrada por inventário
• Saída por inventário

Para cadastrar um novo tipo de movimentação acesse a tela "Tipos de movimentação" e clique no botão "Criar tipo de movimentação".

Entrada por inventário

Para fazer o cadastro do tipo de movimentação "Entrada por inventário" preencha os campos seguindo orientações apresentadas a seguir:

Aba Geral

• Tipo de movimentação: Preencha com o nome "Entrada por inventário".
• Abreviatura: Pode deixar vazio.
• Natureza: Selecione a opção "Entrada".
• Classificação da natureza devolução: Campo desabilitado para edição.
• Classificação da natureza transferência: Campo desabilitado para edição.
• Função no estoque: Selecione a opção "Inventário".
• Função na produção: Deixe na opção "Nenhuma".
• Controle de poder de terceiros: Deixe na opção "Selecione"
• Operação triangular: Deixe desmarcado.
• Gera contas a receber/pagar: Deixe desmarcado.
• Classificação da conta a receber: Campo desabilitado para edição.
• Classificação da conta a pagar: Campo desabilitado para edição.
• Gera movimentações de estoque?: Campo marcado e desabilitado para edição.
• Preenchimento do valor unitário do item do documento: Campo desabilitado para edição.
• Ativo?: Marque esse campo

Aba Estoque

• Restringe setores de estoque: Não precisa marcar este campo.

Veja abaixo um exemplo de cadastro do tipo de movimentação "Entrada por inventário":

Saída por inventário

Para fazer o cadastro do tipo de movimentação "Saída por inventário" preencha os campos seguindo orientações apresentadas a seguir:

Aba Geral

• Tipo de movimentação: Preencha com o nome "Saída por inventário".
• Abreviatura: Pode deixar vazio.
• Natureza: Selecione a opção "Saída".
• Classificação da natureza devolução: Campo desabilitado para edição.
• Classificação da natureza transferência: Campo desabilitado para edição.
• Função no estoque: Selecione a opção "Inventário".
• Função na produção: Deixe na opção "Nenhuma".
• Controle de poder de terceiros: Deixe na opção "Selecione"
• Operação triangular: Deixe desmarcado.
• Gera contas a receber/pagar: Deixe desmarcado.
• Classificação da conta a receber: Campo desabilitado para edição.
• Classificação da conta a pagar: Campo desabilitado para edição.
• Gera movimentações de estoque?: Campo marcado e desabilitado para edição.
• Preenchimento do valor unitário do item do documento: Campo desabilitado para edição.
• Ativo?: Marque esse campo

Aba Estoque

• Restringe setores de estoque: Não precisa marcar este campo.

Veja abaixo um exemplo de cadastro do tipo de movimentação "Saída por inventário":

Configuração geral

Apresentamos a seguir as principais configurações gerais relacionadas ao inventário com recomendações para preenchimento:

• Permite modificar data/hora no inventário: Recomendamos selecionar a opção "Sim".
• Tipo de movimentação padrão para entradas no estoque no inventário: Selecione o tipo de movimentação "Entrada por inventário" cadastrado previamente.
• Tipo de movimentação padrão para saídas no estoque no inventário: Selecione o tipo de movimentação "Saída por inventário" cadastrado previamente.
• Quantidade de casas decimais exibidas nos campos de diferença do inventário: Informe a quantidade de casas decimais que será utilizada pelo sistema na coluna "Diferença" na tela de inventários. Recomendamos preencher com o valor "2".

Como criar um inventário de estoque?

Criação do inventário

Para criar o inventário, acesse a tela "Inventários" e clique no botão "Criar inventário".

Na tela de criação de inventário preencha os campos:

• Empresa: Selecione a empresa do inventário.
• Setor: Selecione o setor de estoque do inventário. Esse setor será sugerido pelo sistema na tela de adição de produtos ao inventário. Os setores de estoque a seguir não podem ser inventariados:
  • Estoque em processo: Campo "Setor de estoque em processo" marcado
  • Materiais nossos em poder de terceiros: Campo "Controle de poder de terceiros" com a opção "1) Materiais nossos em poder de terceiros" selecionada.
  • Materiais de terceiros em nosso poder: Campo "Controle de poder de terceiros" com a opção "2) Materiais de terceiros em nosso poder" selecionada.
• Usuário: Preenchido automaticamente pelo sistema.
• Data: Informe a data do inventário. 
• Hora: Informe a hora do inventário.
  
• Observações
• Tipo de movimentação para entradas no estoque: Sistema seleciona automaticamente o tipo de movimentação "Entrada por inventário" de acordo com a configuração geral.
• Tipo de movimentação para saídas no estoque: Sistema seleciona automaticamente o tipo de movimentação "Saída por inventário" de acordo com a configuração geral.   

Atenção com o preenchimento dos campos "Data" e "Hora" que irão determinar a data/hora das movimentações de entrada e saída de estoque geradas pelo sistema.

Veja abaixo um exemplo da tela do sistema:

Clique no botão "Salvar" para salvar o inventário.

Adição de produtos livremente

Clique no botão "Adicionar produto ao inventário" para acessar a tela de adição de produto ao inventário.

Preencha os campos:

• Código do produto: Selecione o produto.
• Descrição do produto: Veja a descrição do produto selecionado.
• Unidade de medida: Veja a unidade de medida principal do produto selecionado. 
• Setor: Sistema seleciona o setor de estoque do inventário automaticamente.
• Saldo em estoque: Veja o saldo em estoque do produto na data/hora do inventário
• Quantidade inventariada: Informe a quantidade inventariada do produto no setor de estoque na data/hora do inventário.

Veja abaixo um exemplo dessa tela:

Clique no botão "Salvar" para salvar e retornar para o inventário.

Clique no botão "Salvar" para salvar e adicionar um novo produto ao inventário.

Em nossa base de treinamento adicionamos livremente os seguintes produtos ao inventário:

• MP 00012 - Barraleve
• MP 00013 - Resina
• MP 00014 - Amônia

Veja abaixo como ficou o inventário após a adição desses 3 produtos:

Adição de produtos com controle de rastreabilidade por lote

Agora vamos entender como adicionar produtos com controle de rastreabilidade por lote.

Em nossa base de treinamento consideramos como exemplo o produto "MP 00104 - Pigmento master verde com controle de lote".

Clique no botão "Adicionar produto ao inventário" para acessar a tela de adição de produto ao inventário.

Preencha os campos:

• Código do produto: Selecione o produto.
• Descrição do produto: Veja a descrição do produto selecionado.
• Unidade de medida: Veja a unidade de medida principal do produto selecionado. 
• Setor: Sistema seleciona o setor de estoque do inventário automaticamente.

Veja que o sistema apresenta uma tabela com os lotes do produto no estoque e o saldo atual em estoque de cada lote no setor da data/hora do inventário.

Como padrão o sistema apresenta todos os lotes do produto com saldo maior do que zero no setor de estoque na data/hora do inventário.

Preencha a coluna "Quantidade inventariada" para cada lote como em destaque na imagem apresentada a seguir:

Se desejar é possível criar um novo lote para o produto no inventário utilizando o produto "Adicionar lote/série".

Também é possível excluir lotes do inventário marcando os lotes e utilizando o botão "Excluir". 

Além disso é possível adicionar lotes com saldo igual à zero no setor de estoque na data/hora do inventário clicando no botão "Adicionar lotes/série com saldo igual a zero".

Por fim é possível adicionar lotes com saldo menor do que zero no setor de estoque na data/hora do inventário clicando no botão "Adicionar lotes/série com saldo menor do que zero".

Clique no botão "Salvar" para salvar e retornar para o inventário.

Clique no botão "Salvar" para salvar e adicionar um novo produto ao inventário.

Veja abaixo como ficou o inventário após a adição do produto "MP 00104 - Pigmento master verde com controle de lote" ao inventário com os registros desse produto em destaque:

Se desejar adicionar mais lotes do produto ao inventário clique no botão "Adicionar lote/série" em qualquer registro de inventário do produto.

Adição de produtos com controle de rastreabilidade por série

Agora vamos entender como adicionar produtos com controle de rastreabilidade por série.

Em nossa base de treinamento consideramos como exemplo o produto "MP 00043 - Motor 4.3L 220HP com controle de série".

Clique no botão "Adicionar produto ao inventário" para acessar a tela de adição de produto ao inventário.

Preencha os campos:

• Código do produto: Selecione o produto.
• Descrição do produto: Veja a descrição do produto selecionado.
• Unidade de medida: Veja a unidade de medida principal do produto selecionado. 
• Setor: Sistema seleciona o setor de estoque do inventário automaticamente.

Veja que o sistema apresenta uma tabela com os números de série do produto no estoque e o saldo atual em estoque de cada número de série no setor da data/hora do inventário.

Como padrão o sistema apresenta todos os números de série do produto com saldo maior do que zero no setor de estoque na data/hora do inventário.

Preencha a coluna "Quantidade inventariada" para cada número de série como em destaque na imagem apresentada a seguir:

Se desejar é possível criar um novo número de série para o produto no inventário utilizando o produto "Adicionar lote/série".

Também é possível excluir números de série do inventário marcando os números de série e utilizando o botão "Excluir". 

Além disso é possível adicionar números de série com saldo igual à zero no setor de estoque na data/hora do inventário clicando no botão "Adicionar lotes/série com saldo igual a zero".

Por fim é possível adicionar números de série com saldo menor do que zero no setor de estoque na data/hora do inventário clicando no botão "Adicionar lotes/série com saldo menor do que zero".

Clique no botão "Salvar" para salvar e retornar para o inventário.

Clique no botão "Salvar" para salvar e adicionar um novo produto ao inventário.

Veja abaixo como ficou o inventário após a adição do produto "MP 00043 - Motor 4.3L 220HP com controle de série" ao inventário com os registros desse produto em destaque:

Se desejar adicionar mais números de série do produto ao inventário clique no botão "Adicionar lote/série" em qualquer registro de inventário do produto.

Adição de produtos em lote ao inventário

Agora vamos entender como adicionar produtos em lote ao inventário.

Essa funcionalidade é muito interessante para agilizar a criação de inventários no sistema.

Na tela de criação do inventário clique no botão "Adicionar produtos em lote ao inventário" como em destaque na imagem a seguir:

Na tela de adição de produtos em lote ao imventário é possível selecionar:

• Setor de estoque: Sistema já sugere o setor de estoque do inventário.
• Famílias de produto: Se desejar selecione uma ou mais famílias de produto.
• Grupos de produto: Se desejar selecione um ou mais grupos de produto.
• Tipos de produto: Se desejar selecione um ou mais tipos de produto.

Clique no botão "Adicionar".

Ao clicar no botão "Adicionar" o sistema vai adicionar ao inventário todos os produtos de acordo com os filtros de famílias de produto, grupos de produto e tipos de produto informados.

Em nossa base de treinamento selecionar o grupo de produto "03.01 - Polietilenos" e o sistema adicionou ao inventário todos os produtos desse grupo de produto que estão destacados na imagem a seguir:

Após adicionar os produtos em lote preencha a coluna "Quantidade inventariada" para todos os produtos adicionados.

Revisar e salvar inventário

Após adicionar todos os produtos ao inventário faça uma revisão focando a análise nos campos "Saldo em estoque", "Quantidade inventariada" e "Diferença".

A quantidade inventariada pode ser modificada editando as informações da coluna "Quantidade inventariada".

Se desejar excluir produtos do inventário, selecione os produtos que deseja excluir e utilize o botão "Remover produtos do inventário".

Por fim clique no botão "Salvar" para salvar o inventário.

Veja abaixo todos os produtos adicionados ao inventário em nossa base de treinamento:

Após clicar no botão salvar, veja que o sistema salva o inventário com status "Em elaboração" como em destaque na imagem apresentada a seguir:

Como editar um inventário de estoque?

Para editar um inventário clique no inventário com status "Em elaboração" e utilize o submenu "Editar" como em destaque na imagem a seguir:

Na tela de edição de inventário é possível modificar qualquer informação do inventário, utilizando os mesmos procedimentos explicados na tela de criação de inventário.

Como processar um inventário de estoque?

As movimentações de entrada ou saída por inventário são geradas pelo sistema no processamento do inventário.

Para processar um inventário clique no inventário com status "Em elaboração" e utilize o submenu "Processar inventário" como em destaque na imagem a seguir:

Após clicar nesse submenu o sistema apresentará uma mensagem de confirmação destacando que o processamento do inventário vai gerar movimentações no estoque e que se trata de uma ação irreversível.

Após confirmar o sistema fará movimentações de entrada ou saída por inventário para todos os produtos e(ou) lotes/série com saldo em estoque no sistema diferente do saldo em estoque físico inventariado.

Essas movimentações de estoque serão apresentadas na tela "Movimentações geradas para o inventário" como na imagem apresentada a seguir:

Em suma as movimentações de estoque são geradas pelo sistema considerando os crítérios apresentados a seguir:

Após processar o inventário seu status é modificado para "Encerrado" e o saldo em estoque no sistema na data/hora do inventário de todos os produtos adicionados ao inventário estará igual à quantidade inventariada.

Para ver os produtos e movimentações de um inventário com status "Encerrado" clique no inventário e utilize o submenu "Ver produtos e movimentações" para acessar a tela apresentada a seguir:

Veja na tela acima que é possível ver todos os produtos adicionados ao inventário inclusive os produtos que não geraram movimentações de estoque.

Em relação ao custo do estoque, as movimentações de entrada ou saída por inventário são geradas considerando o custo médio unitário dos produtos no estoque na data/hora do inventário.

Dessa forma podemos afirmar que o inventário de estoque não modifica o custo médio unitário dos produtos no estoque.

Veja abaixo o custo total em destaque de todas as movimentações geradas para o inventário processado em nossa base de treinamento:

Como excluir um inventário de estoque?

Para excluir um inventário clique no inventário com status "Em elaboração" e utilize o submenu "Excluir" como em destaque na imagem a seguir:

Como clonar um inventário de estoque?

A clonagem de inventário é uma funcionalidade muito interessante para agilizar a criação de novos inventários.

Para clonar em um inventário clique no inventário que se deseja clonar e utilize o submenu "Clonar inventário" como em destaque na imagem apresentada a seguir:

Após clicar nesse submenu o sistema cria um novo inventário copiando todos os registros do inventário clonado e já leva o usuário para a tela de edição desse novo inventário.

É importante destacar que o novo inventário é criado com status "Em elaboração" e todos os seus registros podem ser modificados antes do processamento.

Como criar um ajuste de custo médio a partir do inventário de estoque?

Em alguns casos, além de ajustar divergências no saldo em estoque no sistema do produto, pode ser necessário ajustar o custo médio unitário do produto na empresa.

A funcionalidade de ajuste de custo médio existe para que a sua empresa consiga ajustar o custo médio unitário dos produtos no estoque.

Essa funcionalidade é particularmente importante quando a sua empresa vai começar a controlar estoque no sistema Nomus.

Antes de iniciar o controle de estoque no sistema Nomus recomendamos que a sua empresa:

• Faça um inventário de estoque completo contemplando todos os produtos em todos os setores de estoque, incluindo os lotes e números de série dos produtos com controle de rastreabilidade
• Faça um ajuste de custo médio completo contemplando todos os produtos em todas as empresas informando o custo médio unitário inicial que será considerado pelo sistema.

O ajuste de custo médio será explicado em detalhes em outro artigo neste manual do usuário.

Nesse momento vamos apenas entender que é possível criar um ajuste de custo médio a partir de um inventário de estoque com status "Encerrado".

Para fazer isso clique em um inventário com status "Encerrado" e utilize o submenu "Copiar inventário para ajuste de custo médio".

Após fazer isso veja que você já será levado "Ajustes de custo médio" e já verá uma ajuste de custo médio criado como em destaque na imagem apresentada a seguir:

Clique nesse ajuste de custo médio e utilize o submenu "Editar" para acessar a tela de edição do ajuste de custo médio.

Nessa tela veja que o sistema já adicionou todos os produtos do inventário no ajuste de custo médio como apresentado na imagem a seguir: