O guia rápido de renegociação de contas a pagar tem as seções:

  • O que é a renegociação de contas a pagar?
  • Como fazer a renegociação de contas a pagar?
  • Como utilizar os status da renegociação de contas a pagar?
  • Como o sistema trata multa, juros e desconto na renegociação de contas a pagar?
  • Como o sistema trata as retenções de impostos na renegociação de contas a pagar?
  • Como o sistema trata as contas a pagar vinculadas a uma renegociação?


O que é a renegociação de contas a pagar?


Na renegociação de contas a pagar é possível selecionar uma ou mais contas a pagar pendentes de um fornecedor, avaliar o saldo a pagar atualizado dessas contas, e acordar com o fornecedor uma nova programação financeira.


Ao salvar uma renegociação o sistema faz uma baixa sem numerário em todas as contas a pagar renegociadas, e gera novas contas a pagar para o fornecedor, conforme a nova programação financeira acordada com o fornecedor.


A aplicação mais comum da renegociação é acordar com o fornecedor uma nova programação financeira para quitação de contas a pagar em atraso.


Como exemplo, considere que em 15/10 um fornecedor tem 2 contas a pagar em atraso com saldo atualizado de R$ 10.000, como abaixo:

  • Conta a pagar 1201 - Data de vencimento: 15/09 - Saldo a pagar atualizado: R$ 3.000
  • Conta a pagar 1202 - Data de vencimento: 20/09 - Saldo a pagar atualizado: R$ 7.000


Neste dia você faz uma renegociação com o fornecedor, acordando o pagamento do saldo a pagar atualizado de R$ 10.000 com uma entrada no valor de R$ 4.000, mais 2 parcelas no valor de R$ 3.000 para 30 e 60 dias.


Ao salvar essa renegociação o sistema fará a baixa sem numerário por renegociação das contas a pagar 1201 e 1202, e irá gerar novas contas a pagar para a nova programação financeira acordada com o fornecedor como abaixo:

  • Conta a pagar 1203 - Data de vencimento: 15/10 - Valor a pagar: R$ 4.000
  • Conta a pagar 1204 - Data de vencimento: 14/11 - Valor a pagar: R$ 3.000
  • Conta a pagar 1205 - Data de vencimento: 14/12 - Valor a pagar: R$ 3.000


Aglutinamento de contas a pagar


Vamos falar sobre o aglutinamento de contas a pagar.


Por exemplo, imagine que você tem um acordo com um fornecedor, que envia para sua empresa 1 única fatura por mês, com data de vencimento todo dia 25, aglutinando todas as contas a pagar pendentes do período entre o dia 20 do mês anterior e o dia 19 do mês atual. 


Suponha que no dia 20/10 do mês, esse fornecedor tenha 5 contas a pagar pendentes, como abaixo:

  • Conta a pagar 1301 - Data de vencimento: 25/09 - Saldo a pagar atualizado: R$ 100
  • Conta a pagar 1302 - Data de vencimento: 30/09 - Saldo a pagar atualizado: R$ 150
  • Conta a pagar 1303 - Data de vencimento: 05/10 - Saldo a pagar atualizado: R$ 200
  • Conta a pagar 1304 - Data de vencimento: 10/10 - Saldo a pagar atualizado: R$ 250
  • Conta a pagar 1305 - Data de vencimento: 15/10 - Saldo a pagar atualizado: R$ 300


Neste exemplo, seu fornecedor vai lhe enviar 1 única fatura, com data de vencimento em 25/10, com o valor total de R$ 1.000, aglutinando as 5 contas a pagar pendentes do período entre 20/09 e 19/10.


Ao receber essa fatura você pode renegociar as 5 contas pendentes e gerar 1 única conta a pagar com valor de R$ 1.000, como abaixo:

  • Conta a pagar 1306 - Data de vencimento: 25/10 - Valor a pagar: R$ 1.000


Divisão de contas a pagar


Agora vamos falar sobre a divisão de contas a pagar.


Por exemplo, imagine que você tem um fornecedor com 1 contas a pagar pendente que ainda não está atrasada como abaixo:

  • Conta a pagar 1401 - Data de vencimento: 20/10 - Saldo a pagar atualizado: R$ 9.000


Agora considere que sua empresa está com fluxo de caixa apertado, e você decide fazer contato com o fornecedor para negociar uma divisão dessa conta em contas a pagar com valores menores, para adequar ao seu fluxo de caixa.


Após negociação vocês acordam dividir essa conta a pagar em 3 contas com valor de R$ 3.000, como abaixo:

  • Conta a pagar 1402 - Data de vencimento: 10/10 - Valor a pagar: R$ 3.000
  • Conta a pagar 1403 - Data de vencimento: 20/10 - Valor a pagar: R$ 3.000
  • Conta a pagar 1404 - Data de vencimento: 30/10 - Valor a pagar: R$ 3.000


Qual a importância da renegociação de contas a pagar?


A renegociação permite que a sua empresa faça uma boa gestão das contas a pagar mantendo o controle da projeção do fluxo de caixa.


Quando você faz uma renegociação de contas a pagar com um fornecedor, você diminui o risco de não pagar os valores nas datas acordadas, e consequentemente aumenta a confiabilidade da projeção do fluxo de caixa da sua empresa.


Com um fluxo de caixa mais confiável, você pode evitar a contratação de empréstimos desnecessários, reduzindo despesas financeiras, ou pode investir melhor o capital disponível, aumentando os ganhos financeiros.


Outra questão importante é a manutenção da rastreabilidade das contas a pagar durante a renegociação.


Em uma renegociação nós temos sempre 2 elementos envolvidos:

  • 1) as contas a pagar renegociadas
  • 2) as contas a pagar geradas a partir da renegociação


Quando analisamos uma conta a pagar renegociada, é possível entender facilmente seu destino, ver a renegociação que ela está vinculada, e as contas a pagar que foram geradas a partir dessa renegociação.


Por outro lado, quando analisamos uma conta a pagar gerada a partir de uma renegociação, é possível entender facilmente sua origem, ver a renegociação que ela está vinculada, e as contas a pagar que foram baixadas por esta renegociação.


Como fazer a renegociação de contas a pagar?


Renegociação de contas a pagar


Para fazer uma renegociação de contas a pagar acesse a tela "Renegociações a pagar" através do menu "Financeiro > Renegociações > Renegociações a pagar".


Nessa tela você vê todas as renegociações de contas a pagar já realizadas no sistema como na imagem abaixo:



Clique no botão "Criar renegociação" para acessar a tela de criação de renegociação de contas a pagar.


Na tela de criação de uma nova renegociação, selecione a Empresa, a Pessoa do fornecedor e informe a Data da renegociação, como na tela a seguir:


Clique no botão "Selecionar contas" para o sistema abrir um quadro exibindo todas as contas a pagar da empresa e fornecedor selecionados, com status "Pendente" e tipo "Confirmada" como na imagem a seguir:


É importante frisar que as contas a pagar com tipo "Adiantamento a fornecedor" não podem ser renegociadas, para que o sistema possa manter a consistência do processo de baixa de contas a pagar por compensação com adiantamento a fornecedor.


No quadro "Selecionar contas" pesquise e marque as contas a pagar que você deseja renegociar e depois clique no botão "Selecionar".


Aqui cabe ressaltar que atualmente o sistema não permite selecionar contas a pagar com classificações financeiras diferentes em uma mesma renegociação. Essa restrição foi implementada para evitar divergências na classificação financeira entre as contas a pagar renegociadas e as contas a pagar geradas a partir da renegociação.


Após selecionar as contas a pagar que serão renegociadas o sistema apresentará uma tela dividida em 2 quadros:

  • Contas a pagar renegociadas
  • Renegociação


Apresentamos a seguir um imagem dessa tela:



Quadro "Contas a receber renegociadas"


No quadro "Contas a pagar renegociadas" você vê todas as contas a pagar que foram incluídas na renegociação.


Para cada conta veja o saldo a baixar, a data de vencimento, o valor de multa e juros e o saldo a baixar atualizado somando os valores de multa e juros.


Neste quadro é possível incluir novas contas a pagar na renegociação clicando no botão "Selecionar contas",.


Além disso, é possível excluir as contas a pagar da renegociação, marcando as contas que se deseja excluir e clicando no botão "Excluir".


Quadro "Renegociação"


No quadro "Renegociação" informe todas as condições acordadas com o fornecedor para renegociação, preenchendo os subquadros:

  • Negociação de multa e juros por atraso
  • Acréscimos e descontos na renegociação
  • Condição de pagamento renegociada


No subquadro "Negociação de multa e juros por atraso" veja o valor total da renegociação e o valor total de multa e juros por atraso, e preencha a multa e juros por atraso aplicada pelo fornecedor. 


No subquadro "Acréscimos e descontos na renegociação" informe se o fornecedor incluiu algum acréscimo na renegociação ou se concedeu algum desconto adicional. Por exemplo, o campo "Acréscimos" pode ser utilizado para inclusão de taxas bancárias com o registro de novos boletos bancários, e o campo "Descontos" pode ser utilizado para inclusão de algum desconto negociado com o fornecedor devido a alguma insatisfação com o fornecimento do produto ou prestação do serviço.


No subquadro "Condição de pagamento negociada" informe a quantidade de parcelas negociada com o fornecedor, o intervalo entre as parcelas, a data da primeira parcela, a forma de pagamento e a conta bancária. 


Por fim, clique no botão "Simular geração de contas" para simular as contas a pagar que serão geradas a partir da renegociação.


Simulação de contas a receber geradas a partir da renegociação


Após clicar no botão "Simular geração de contas" veja que o sistema apresenta uma tabela com as contas a pagar que serão geradas a partir da renegociação como na imagem a seguir:



Nessa tabela você pode modificar a data de vencimento, o valor renegociado, a forma de pagamento, a conta bancária e a descrição do lançamento de cada uma das contas a pagar que serão geradas a partir da renegociação.


Atenção, caso você decida mudar o "Valor renegociado", você deverá garantir que o somatório do valor renegociado de todas as contas que serão geradas a partir da renegociação seja igual ao valor total da renegociação.


Para facilitar a edição do valor renegociado de cada conta, você pode marcar a check box "Fixar valor" para todas as contas que você deseja fixar o valor, e depois utilizar o botão "Recalcular valores" para o sistema recalcular o valor renegociado de todas as demais contas automaticamente.


Por exemplo, você pode negociar com o fornecedor uma entrada no valor de R$ 40.000, fixar esse valor na 1a conta, e depois clicar no botão "Recalcular valores" para o sistema recalcular automaticamente o valor das demais contas, como apresentado na imagem a seguir:



Salvar renegociação


Após terminar a simulação de valores, clique no botão "Salvar", e o sistema irá apresentar um quadro perguntando se você deseja salvar a renegociação como aprovada, como na imagem a seguir seguir:


Se você escolher a opção "Sim" e clicar em salvar, o sistema irá:

  • Salvar a renegociação com status "Aprovada".
  • Fazer a baixa sem numerário das contas a pagar renegociadas
  • Criar as contas a pagar geradas a partir da renegociação


Se você escolher a opção "Não" e clicar em salvar irá salvar a renegociação como "Aguardando aprovação", mas não irá fazer a baixa sem numerário das contas a pagar renegociadas, e também não criará as contas a pagar geradas a partir da renegociação.


Marque a opção "Sim" e depois clique no botão "Salvar" para jsalvar a renegociação com status aprovada.


Após salvar a renegociação veja que você retorna para a tela "Renegociações a pagar" e já vê a renegociação que você acabou de salvar com o status aprovada, como na imagem apresentada a seguir:



Ver os detalhes da renegociação


Agora que você já salvou a renegociação de contas a pagar, clique no ícone "I" para ver os detalhes da renegociação que acabou de ser salva.


Ao clicar nesse ícone o sistema irá apresentar um quadro como a seguir:


Avalie esse quadro e entenda que é possível ver facilmente:

  • Os dados gerais da renegociação
  • As contas a pagar que foram renegociadas
  • As contas a pagar que foram geradas pela renegociação


Como avaliar as contas a pagar renegociadas?


Na tela "Contas a pagar", todas as contas a pagar renegociadas ficam com o ícone "R" como destacado na imagem a seguir:



Ao passar o mouse sobre o ícone "R" é possível ver a informação de que a conta foi renegociada e clicar para ver detalhes.


Ao clicar para ver detalhes o sistema abre um quadro com os detalhes da renegociação apresentando a conta renegociada em destaque como na imagem a seguir:


É importante frisar que as contas a pagar renegociadas ficam com status "Baixada", e ao acessar uma conta a pagar renegociada, é possível ver a baixa sem numerário com tipo "Baixa por renegociação" feita pelo sistema.


Na tela a seguir apresentamos um exemplo dessa baixa sem numerário com tipo "Baixa por renegociação":



Como avaliar as contas a pagar geradas pela renegociação?


Na tela "Contas a pagar", todas as contas a pagar geradas pela renegociação também ficam com o ícone "R" como destacado na imagem a seguir:



Ao passar o mouse sobre o ícone "R" é possível ver a informação de que a conta foi gerada a partir de uma renegociação e clicar para ver detalhes.


Ao clicar para ver detalhes o sistema abre um quadro com os detalhes da renegociação apresentando a conta gerada pela renegociação em destaque como na imagem a seguir:


As contas a pagar geradas pela renegociação ficam com status "Pendente" e podem ter pagamentos e baixas sem numerário como se fossem uma conta a pagar que ainda não sofreu renegociação.


Inclusive é possível renegociar contas a pagar geradas pela renegociação, com o sistema mantendo toda a rastreabilidade entre as contas renegociadas e as contas geradas pela renegociação.


Como renegociar contas a pagar a partir da tela Contas a pagar?


Na tela "Contas a pagar" é possível renegociar contas a pagar utilizando 2 funcionalidades:

  • Submenu "Renegociar conta a pagar"
  • Botão "Funções especiais > Renegociar contas a pagar"


Vamos falar sobre essas funcionalidades agora.


Submenu "Renegociar conta a pagar"


Na tela "Contas a pagar", ao clicar em uma conta a pagar com status "Pendente" e tipo "Confirmada", o sistema exibe o submenu "Renegociar conta a pagar" como destacado na imagem a seguir:


Ao clicar nesse submenu, você será levado para a tela de renegociação de contas a pagar que já foi explicada neste artigo, com a conta a pagar já selecionada, como em destaque na imagem a seguir:



A utilização desse submenu é interessante quando você deseja renegociar 1 única conta a pagar e já localizou essa conta na tela "Contas a pagar".


Dessa forma você consegue renegociar a conta localizada de forma bem rápida sem precisar sair da tela "Contas a pagar".


Botão "Funções especiais > Renegociar conta a pagar"


Na tela "Contas a pagar" é possível marcar uma ou mais contas a pagar com status "Pendente" e tipo "Confirmada", e depois clicar no botão "Funções especiais > Renegociar contas a pagar" como destacado na imagem a seguir:



Ao clicar nesse botão, você será levado para a tela de renegociação de contas a pagar já explicada neste artigo, com as contas a pagar marcadas já selecionadas, como destacado na imagem a seguir:



A utilização desse botão é interessante quando você deseja renegociar uma ou mais contas a pagar e já localizou essas contas na tela "Contas a pagar".


Dessa forma você consegue renegociar as contas localizadas de forma bem rápida sem precisar sair da tela "Contas a pagar".


Agora atenção, só é possível utilizar este botão quando as contas a pagar selecionadas possuem a mesma "Empresa", "Pessoa" e "Classificação financeira".


Além disso, ao selecionar as contas a pagar que serão levadas para a tela de renegociação, o sistema ignora todas as contas com tipo diferente de "Confirmada" e(ou) status diferente de "Pendente".


Por fim, é interessante destacar que se você clicar no botão "Funções especiais > Renegociar contas a pagar" sem selecionar nenhuma conta a pagar, o sistema vai levá-lo para a tela de criação de renegociação de contas a pagar, como se você estivesse clicando no botão "Criar renegociação" na tela "Renegociações a pagar", sem você precisar sair da tela "Contas a pagar".


Como utilizar os status da renegociação de contas a pagar?


Os status da renegociação de contas a pagar são:

  • Aguardando aprovação
  • Aprovada
  • Reprovada


Vamos entender esses status.


Renegociação aguardando aprovação


O status "Aguardando aprovação" é indicado para renegociações em que sua empresa e o fornecedor estão negociando um acordo, porém esse acordo ainda não foi aprovado.


Para utilizar esse status, ao salvar uma renegociação, escolha a opção "Não", quando o sistema perguntar "Salvar renegociação como aprovada?", como em destaque na imagem a seguir:



Quando uma renegociação é salva com status "Aguardando aprovação" o sistema salva todos os detalhes do acordo que está sendo negociado com o fornecedor, porém não faz a baixa sem numerário das contas a pagar renegociadas e não cria as contas a pagar geradas a partir da renegociação.


Ao clicar em uma renegociação aguardando aprovação veja que é possível utilizar as funcionalidades:

  • Editar
  • Aprovar
  • Reprovar
  • Ver renegociação
  • Excluir


Além disso é possível clicar no ícone "Ver detalhes" de uma renegociação aguardando aprovação.


A funcionalidade "Aprovar" será explicada na seção "Renegociação aprovada" e a funcionalidade "Reprovar" será explicado na seção "Renegociação reprovada".


Renegociação aprovada


O status "Aprovada" é indicado para renegociações que sua empresa e o fornecedor negociaram um acordo que já foi aprovado.


Para utilizar esse status, ao salvar uma renegociação, escolha a opção "Sim", quando o sistema perguntar "Salvar renegociação como aprovada?", como em destaque na imagem a seguir:


Outra possibilidade de utilizar esse status é selecionar o submenu "Aprovar" ao clicar em uma renegociação com status "Aguardando aprovação", como destacado na imagem a seguir:



Quando uma renegociação é salva com status "Aprovada" o sistema faz a baixa sem numerário das contas a pagar renegociadas e cria as contas a pagar geradas a partir da renegociação.


Ao clicar em uma renegociação aprovada veja que é possível utilizar as funcionalidades:

  • Estornar aprovação
  • Ver renegociação


Além disso é possível clicar no ícone "Ver detalhes" de uma renegociação aprovada.


Ao utilizar a funcionalidade "Estornar aprovação" o sistema exclui a baixa sem numerário das contas a pagar renegociadas e as contas a pagar geradas a partir da renegociação.


Renegociação reprovada


O status "Reprovada" é indicado para renegociações em que sua empresa e o fornecedor negociaram um acordo, que inicialmente ficou com status "Aguardando aprovação", e após análise, o acordo proposto não foi aprovado.


Para utilizar esse status, selecione o submenu "Reprovar" ao clicar em uma renegociação com status "Aguardando aprovação", como destacado na imagem a seguir:


Quando uma renegociação é salva com status "Reprovada" o sistema não faz a baixa sem numerário das contas a pagar renegociadas e não cria as contas a pagar geradas a partir da renegociação.


Ao clicar em uma renegociação reprovada veja que é possível utilizar as funcionalidades:

  • Ver renegociação
  • Excluir


Além disso é possível clicar no ícone "Ver detalhes" de uma renegociação aprovada.


Atenção, perceba que o status "Reprovada" é definitivo, não é possível estornar a reprovação de uma renegociação.


Como o sistema trata multa, juros e desconto na renegociação de contas a pagar?


Na renegociação de contas a pagar, ao selecionar as contas que serão renegociadas, o sistema apresenta o saldo a pagar das contas renegociadas, e calcula o saldo a pagar atualizado considerando a aplicação de multa e juros por atraso.


No momento da renegociação é possível negociar descontos na aplicação de multa e juros por atraso, incluir acréscimos, conceder descontos, e o sistema calcula o Valor total da renegociação como:

  • Valor total da renegociação = (Saldo a pagar das contas renegociadas) + (Multa e juros por atraso aplicados) + (Valor de acréscimos) - (Valor de descontos)


Ao aprovar uma renegociação, o sistema gera novas contas a pagar para a programação financeira acordada com o fornecedor, e o somatório do valor a pagar das contas geradas a partir da renegociação é sempre igual ao valor total da renegociação.


Ao gerar as novas contas a pagar a partir da renegociação, temos 3 cenários possíveis que serão apresentados a seguir:

  • Cenário 1) Valor total da renegociação > Saldo a pagar das contas renegociadas
  • Cenário 2) Valor total da renegociação = Saldo a pagar das contas renegociadas
  • Cenário 3) Valor total da renegociação < Saldo a pagar das contas renegociadas


Para entender como esse tratamento é feito pelo sistema recomendamos assistir ao vídeo de treinamento disponibilizado neste artigo.


Como o sistema trata as retenções de impostos na renegociação de contas a pagar?


Ao fazer uma compra sua empresa pode sofrer retenção de impostos, como IR, INSS, ISS, PIS, COFINS e CSLL.


Essa retenção é muito comum na compra de serviços.


Quando sua empresa sofre retenção de impostos no momento da compra, o valor dos impostos retidos é abatido do valor a pagar das contas a pagar geradas, e esses impostos retidos devem ser recolhidos por sua empresa.


Como exemplo suponha uma compra de serviço com o valor de R$ 10.000,00 e incidência das retenções de impostos a seguir:

  • Valor dos serviços: R$ 10.00,00
  • Retenção de IR: R$ 100,00 (1%)
  • Retenção de INSS: R$ 1.100,00 (11%)
  • Retenção de ISS: R$ 0,00 (0%)
  • Retenção de PIS: R$ 65,00 (0,65%)
  • Retenção de COFINS: R$ 300,00 (3%)
  • Retenção de CSLL: R$ 100,00 (1%)
  • Valor a pagar: R$ 8.335,00


Agora suponha que essa compra de serviços gerou 1 única conta a pagar com valor a pagar de R$ 8.335,00.


Ao acessar a aba "Retenções" dessa conta a pagar veremos as seguintes informações:


  • Valor contábil: R$ 10.000,00
  • Retenção de IR: R$ 100,00 (1%)
  • Retenção de INSS: R$ 1.100,00 (11%)
  • Retenção de ISS: R$ 0,00 (0%)
  • Retenção de PIS: R$ 65,00 (0,65%)
  • Retenção de COFINS: R$ 300,00 (3%)
  • Retenção de CSLL: R$ 100,00 (1%)
  • Valor a pagar: R$ 8.335,00


As retenções tributárias são apresentadas na aba "Retenções" na tela de contas a pagar como abaixo:



Quando uma conta a pagar com retenções é renegociada, o sistema gera novas contas a pagar, propagando os valores de impostos retidos para as novas contas a pagar de forma proporcional ao valor a pagar de cada conta gerada.


Para entender como o sistema faz isso recomendamos assistir ao vídeo de treinamento disponibilizado neste artigo.


Como o sistema trata as contas a pagar vinculadas a uma renegociação?


Ao aprovar uma renegociação o sistema faz uma baixa sem numerário em todas as contas a pagar renegociadas, e gera novas contas a pagar para o fornecedor, conforme a nova programação financeira acordada com o fornecedor.


Para garantir a consistência das informações das renegociações o sistema faz uma série de proteções nas contas a pagar renegociadas e nas contas a pagar geradas a partir da renegociação.


Para entender todas as proteções que são feitas pelo sistema recomendamos assistir ao vídeo de treinamento disponibilizado neste artigo.