Neste artigo aqui aprendemos o que é o controle de reembolso de despesas, e neste artigo aqui tivemos uma visão geral sobre como funciona o controle de reembolso de despesas no sistema Nomus.
Agora vamos entender como aprovar despesas no controle de reembolso de despesas.
Para aprovar uma despesa, o primeiro passo é acessar a tela "Controle de reembolso de despesas", selecionar uma pessoa, escolher um período, e clicar em "Gerar relatório".
Posição geral das despesas
Após gerar o relatório, no quadro "Relatório geral", é possível ter uma boa visão geral de todas as despesas já registradas no sistema, reembolsáveis e não reembolsáveis, separadas por status, como na imagem a seguir:
Para aprovação de despesas vamos focar nas despesas com status "Aguardando aprovação".
Aprovação de despesas
Na aba "Despesas", clique na subaba "Aguardando aprovação" para ver todas as despesas com status "Aguardando aprovação", como na imagem a seguir:
Para cada despesa com status "Aguardando aprovação" você poderá tomar as seguintes ações:
- Aprovar a despesa
- Reprovar a despesa
- Solicitar revisão da despesa
A seguir vamos entender como é possível tomar essas ações no sistema.
Aprovar despesa
Para aprovar uma despesa basta clicar no ícone "Aprovar despesa", para o sistema abrir o quadro "Aprovar despesa", como na imagem a seguir:
Após salvar a aprovação da despesa veja que seu status muda para "Aprovada".
Despesas com reembolso aprovadas geram um pagamento na conta de controle de reembolso de despesas da pessoa e afetam o saldo na conta da pessoa.
Para ver esses pagamentos basta acessar a aba "Extrato", e localizar lançamentos com a descrição iniciando com as palavras "Aprovação da despesa".
Na imagem a seguir é possível ver alguns lançamentos de aprovação de despesas destacados no relatório "Extrato".
Os pagamentos gerados a partir da aprovação de despesas reembolsáveis podem ser vistos na tela "Pagamentos".
Apresentamos a seguir exemplos de pagamentos gerados a partir da aprovação de despesas reembolsáveis.
Se você tentar editar ou excluir um pagamento gerado a partir da aprovação de uma despesa reembolsável, o sistema apresentará uma mensagem de validação, bloqueando a edição ou exclusão.
Caso você se arrependa da aprovação de uma despesa, basta clicar no ícone "Estornar aprovação", que o sistema irá abrir o quadro "Estornar aprovação de despesa", como na imagem a seguir:
Após salvar o estorno de aprovação da despesa veja que seu status retorna para "Aguardando aprovação".
Ao estornar a aprovação de uma despesa reembolsável, o sistema excluí automaticamente o pagamento gerado no momento da aprovação da despesa.
Reprovar despesa
Para reprovar uma despesa basta clicar no ícone "Reprovar despesa", para o sistema abrir o quadro "Reprovar despesa", como na imagem a seguir:
Após salvar a reprovação da despesa veja que seu status muda para "Reprovada".
Despesas reprovadas não geram pagamentos na conta de controle de reembolso de despesas da pessoa, não afetam o saldo na conta da pessoa, não aparecem no "Extato" e nem na tela "Pagamentos".
Caso você se arrependa da reprovação da despesa, é só clicar no ícone "Estornar reprovação", que o sistema irá abrir o quadro "Estornar reprovação de despesa", como na imagem a seguir:
Após salvar o estorno da reprovação da despesa veja que seu status retorna para "Aguardando aprovação".
Solicitar revisão de despesa
Para solicitar revisão de uma despesa basta clicar no ícone "Solicitar revisão", para o sistema abrir o quadro "Solicitar revisão de despesa", como na imagem a seguir:
Após salvar a solicitação de revisão da despesa veja que seu status muda para "Aguardando revisão".
Despesas aguardando revisão não geram pagamentos na conta de controle de reembolso de despesas da pessoa, não afetam o Saldo na conta da pessoa, não aparecem no "Extato" e nem na tela "Pagamentos".
Caso você se arrependa da solicitação de revisão da despesa, é só clicar no ícone "Desfazer solicitação de revisão", que o sistema irá abrir o quadro "Desfazer solicitação de revisão da despesa", como na imagem a seguir:
Após desfazer a solicitação de revisão de despesa veja que seu status retorna para "Aguardando aprovação".
Revisão de despesa
Agora vamos entender a processo de revisão de despesa.
Despesas com status "Aguardando revisão" devem ser revisadas pela pessoa responsável pelo registro da despesa, normalmente para complementar alguma informação, e após essa revisão, a pessoa deve "Solicitar aprovação" da despesa.
Para a pessoa ver todas as despesas aguardando revisão, basta acessar a tela "Controle de reembolso de despesas", clicar na aba "Despesas > Aguardando revisão", como destacada na imagem a seguir:
Para entender o que deve ser revisto na despesa, normalmente é interessante acessar o quadro "Histórico de eventos da despesa", e analisar todo o histórico de eventos da despesa, como na imagem a seguir:
Para revisar a despesa, se for preciso, é possível editar a despesa, clicando no ícone "Editar despesa".
Após terminar a revisão da despesa, basta clicar no ícone "Solicitar aprovação da despesa", para o sistema abrir o quadro "Solicitar aprovação da despesa" como na imagem a seguir:
Após solicitar aprovação, a despesa volta a ficar com status "Aguardando aprovação" e será analisada pelo setor Financeiro novamente.
