Neste artigo aqui aprendemos o que é o controle de reembolso de despesas, e neste artigo aqui tivemos uma visão geral sobre como funciona o controle de reembolso de despesas no sistema Nomus.
Agora vamos entender como configurar o sistema para fazer o controle de reembolso de despesas.
Cadastro de pessoas
No cadastro de pessoas, você deve editar todas as pessoas que deseja fazer controle de reembolso de despesas, acessar a aba "Financeiro", marcar a configuração "Controla reembolso de despesas", e selecionar a "Empresa" que a conta de controle de reembolso deve ser criada vinculada à pessoa.
Esses campos são destacados na imagem a seguir:
Após salvar a pessoa, o sistema vai criar automaticamente uma conta para controle de reembolso vinculada à pessoa.
Essa conta pode ser vista na tela "Contas bancárias" clicando na aba "Controle de reembolso" como na imagem a seguir:
Cadastro de usuários
No cadastro de usuários, você deve editar todas os usuários que irão acessar o sistema para registrar despesas, e vincular esses usuários com as pessoas correspondentes.
Por exemplo, em nossa base de treinamento, vinculamos o usuário "carlosalberto" com a pessoa "Carlos Alberto".
Na imagem a seguir apresentamos a tela de edição de usuários destacando o campo "Pessoa correspondente a este usuário":
Cadastro de grupos de usuários
No cadastro de grupos de usuários temos que definir as permissões para controle de reembolso de despesas.
Usuários do setor Financeiro responsáveis pelo controle do reembolso de despesas
Para os grupos de usuários que compreendem os usuários do setor Financeiro que serão responsáveis pelo controle do reembolso de despesas das pessoas, recomendamos que sejam marcadas todas as permissões da tela "Controle de reembolso de despesas", como na imagem a seguir:
Usuários das pessoas que farão o registro das despesas no sistema
Já para os grupos de usuários que compreendem os usuários das pessoas dos funcionários e representantes que farão o registro das despesas no sistema, recomendamos que as permissões sejam configuradas como na imagem a seguir:
Além disso, na aba "Financeiro" da tela de grupos de usuários, recomendamos a marcação da configuração "Restringir o registro e gestão de despesas somente para a pessoa correspondente ao usuário logado", que está destacada na imagem a seguir:
Quando essa configuração está marcada, ao acessar a tela "Controle de reembolso de despesas" o sistema já seleciona a "Pessoa correspondente ao usuário" e não permite a edição desse campo.
Cadastro de plano de contas
No cadastro de plano de contas temos que cadastrar contas para registro dos reembolsos de despesas, adiantamento de despesas e devoluções de adiantamento de despesas, seguindo o padrão abaixo:
| Nome | Tipo | Natureza | Grupo de conta | Função no controle de reembolso de despesas |
| Reembolso de despesas | Analítica | Transferência | Custos e despesas operacionais | Reembolso de despesas |
| Adiantamento de despesas | Analítica | Transferência | Custos e despesas operacionais | Adiantamento |
| Devolução de adiantamento de despesas | Analítica | Transferência | Custos e despesas operacionais | Devolução de reembolso |
Além disso, crie as contas para todas as despesas que serão reembolsadas, como: Taxi, Combustível, Estacionamento, Pedágio, Alimentação, Hospedagem, Passagens Aéreas, etc.
Apresentamos a seguir orientações para cadastro dessas contas:
| Campo | Orientações para o preenchimento |
| Classificação | Preencha seguindo o padrão do Grupo de conta. Ex: 45.07. |
| Nome | Preencha um nome claro para a conta. Ex: Taxi |
| Tipo | Selecione a opção "Analítica" |
| Natureza | Selecione a opção "Saída" |
| Grupo de conta | Sugerimos o grupo de conta "Custos e despesas operacionais". |
| Ativo | Marcado |
| Exibir no registro de despesas para controle de reembolsos de despesas | Marcado. Atenção, somente contas com esse campo marcado são apresentadas no quadro "Registrar despesa" na tela "Controle de reembolso de despesas". |
| Tipo de valor padrão | Esse campo define como serão preenchidos os campos "Qtde", "Valor unitário" e "Valor total" no quadro "Registrar nova despesa" com 3 opções disponíveis: >>> Informar valor unitário e quantidade: Melhor opção para despesas que podem ter quantidade maior do que 1 e que é mais fácil preencher o valor unitário. Ex: Pedágio. >>> Informar valor total e quantidade: Melhor opção para despesas que podem ter quantidade maior do que 1 e que é mais fácil preencher o valor total. Ex: Combustível. >>> Informar valor total: Melhor opção para despesas que normalmente tem quantidade igual à 1. Ex: Taxi. |
| Valor padrão do campo "Despesa deve ser reembolsada? | Esse campo define como será preenchido o campo "Despesa deve ser reembolsada" no quadro "Registrar nova despesa" com 4 opções disponíveis: >>> Marcado e desabilitado para edição: Melhor opção para despesas que sempre são reembolsáveis. >>> Marcado e habilitado para edição: Melhor opção para despesas que como padrão são reembolsáveis, mas que eventualmente podem não ser reembolsáveis. >>> Desmarcado e habilitado para edição: Melhor opção para despesas que como padrão não são reembolsáveis, mas que eventualmente podem ser reembolsáveis. >>> Desmarcado e desabilitado para edição: Melhor opção para despesas que nunca são reembolsáveis. |
