Esse artigo apresenta a geração de adiantamento a fornecedores no processo de compras.
Para entender o que é adiantamento a fornecedores leia este artigo aqui, e para entender como configurar o sistema para fazer adiantamento a fornecedores leia este artigo aqui.
Para facilitar o entendimento do processo de geração de adiantamento a fornecedores no processo de compras, suponha que a sua empresa negocie a compra de 50.000 kg de polietileno de alta densidade com um fornecedor, ao preço unitário de R$ 3,00, totalizando um pedido de compra no valor de R$ 150.000, com um adiantamento de R$ 60.000 antes do recebimento, e o pagamento do valor restante de R$ 90.000 em 30 dias após o recebimento.
O valor de R$ 60.000 pago ao fornecedor antes do recebimento do produto trata-se de um adiantamento ao fornecedor pois foi pago pela sua empresa antes do recebimento do produto solicitado ao fornecedor.
Passo 1) Criação do pedidos de compra
O primeiro passo é a criação do pedido de compra.
Na criação do pedido de compra devemos selecionar uma condição de pagamento configurada para gerar adiantamento e clicar no botão "Gerar parcelas".
Após clicar no botão "Gerar parcelas", o sistema irá selecionar a opção "Sim" na coluna "Gera adiantamento" em todas as parcelas configuradas para gerar adiantamento.
No nosso exemplo o sistema selecionou a opção "Sim" na parcela 1 no valor de R$ 60.000 que será adiantado ao fornecedor.
Apresentamos a seguir uma imagem da aba "Condições de pagamento" na tela de pedidos de compra:
Nessa imagem destacamos:
- Valor total financeiro: R$ 150.000
- Condição de pagamento: A condição de pagamento "Adiant. de 40% mais 1 parcela para 30 dias" foi selecionada. Essa condição de pagamento está configurada para gerar adiantamento da 1a parcela.
- Gera adiantamento: A opção "Sim" foi selecionada para a parcela 1.
- Valor da parcela 1: A parcela 1 está com o valor de R$ 60.000 que corresponde ao valor do adiantamento ao fornecedor que será pago pela empresa.
Após salvar o pedido de compra, acesse a tela de contas a pagar e veja que o sistema gerou uma conta a pagar com tipo "Adiantamento a fornecedor" no valor de R$ 60.000.
Essa conta a pagar é apresentada na imagem a seguir:
Nessa imagem destacamos:
- Tipo de conta: Informa que o tipo de conta gerado foi de "Adiantamento a fornecedor".
- Valor a pagar: Informa que o valor a pagar do adiantamento ao fornecedor é de R$ 60.000.
- Descrição do lançamento: Informa que a conta a pagar de adiantamento a fornecedor foi gerada a partir da parcela 1 de 2 do pedido de compra PC 00030.
- Status: Informa que a conta a pagar de adiantamento a fornecedor está com status "Pendente" pois ela ainda não foi paga.
Passo 2) Pagamento do adiantamento ao fornecedor
O segundo passo é o pagamento do adiantamento ao fornecedor.
Esse pagamento deve ser feito no momento em que a sua empresa paga o adiantamento para o fornecedor.
Esse pagamento pode ser feito de diversas maneiras no sistema Nomus como:
- Submenu "Pagar" ao clicar em uma conta a pagar
- Botão "Ações > Pagar em lote" ao selecionar uma ou mais contas a pagar
- Conciliação de arquivo OFX
Em nosso exemplo faremos o pagamento da conta a pagar de adiantamento a fornecedor através do submenu "Pagar" conforme destacado na imagem a seguir:
Após clicar no submenu "Pagar" vamos salvar o pagamento do adiantamento ao fornecedor no valor de R$ 60.000 conforme apresentado na imagem a seguir:
Após salvar o pagamento, a conta a pagar de adiantamento a fornecedor fica com status "Baixada" e com saldo a pagar igual a zero.
Passo 3) Geração do documento de entrada
O terceiro passo é a geração do documento de entrada.
O documento de entrada deve ser gerado quando o produto é recebido do fornecedor.
Em nosso exemplo geramos o documento de entrada para o pedido de compra no valor de R$ 150.000 com adiantamento de R$ 60.000.
Apresentamos a seguir uma imagem da aba "Condições de pagamento" na tela de documentos de entrada:
Nessa imagem destacamos:
- Valor total financeiro: R$ 150.000
- Botão "Ver adiantamento": Ao clicar nesse botão é possível ver os adiantamento gerados para o pedido de compra vinculado ao documento de entrada.
- Quadro "Parcelas": Perceba no quadro "Parcelas" que o sistema gerou 2 parcelas, inclusive para a parcela 1 no valor de R$ 60.000 que foi adiantada ao fornecedor.
- Gera conta a pagar: Veja que este campo está marcado indicando que o sistema vai gerar contas a pagar no módulo financeiro ao salvar o documento de entrada.
Ao clicar no botão "Ver adiantamentos" o sistema exibe o quadro apresentado a seguir:
Nessa imagem destacamos:
- Tipo de conta: Informa que o tipo de conta gerado foi de "Adiantamento a fornecedor".
- Valor pago: Informa que o valor de R$ 60.000 do adiantamento ao fornecedor já foi pago.
- Pedido de compra origem: Informa que a conta a pagar de adiantamento a fornecedor foi gerada a partir do pedido de compra PD 00030.
Contas a pagar
Após salvar o documento de entrada, acesse a tela de contas a pagar, e veja que o sistema gerou 2 contas a pagar com tipo "Confirmada".
A 1a conta a pagar no valor de R$ 60.000 já está com o status "Baixada" pois o sistema já fez a baixa sem numerário desta conta através da compensação com o adiantamento pago ao fornecedor.
A 2a conta a pagar no valor de R$ 90.000 está com o status "Pendente".
Veja essas 2 contas a pagar em destaque na imagem a seguir:
Nessa imagem destacamos:
- Tipo de conta: As 2 contas a pagar foram geradas com o tipo de conta "Confirmada".
- Valor a pagar: O valor a pagar da 1a conta a pagar é de R$ 60.000, e esse valor já foi baixado, e o valor a pagar da 2a conta a pagar é de R$ 90.000.
- Status: A 1a conta a pagar está com status "Baixada" pois o sistema já fez a baixa sem numerário desta conta através da compensação com o adiantamento pago ao fornecedor, já a 2a conta a pagar está com o status "Pendente" e ainda será paga ao fornecedor.
- Saldo a pagar: A 1a conta a pagar está com saldo a pagar zero pois ela já foi baixada, e a 2a conta a pagar está com saldo a pagar de R$ 90.000.
Baixa sem numerário por compensação com adiantamento a fornecedor
Agora vamos entender como o sistema fez a baixa sem numerário da 1a conta a pagar no valor de R$ 60.000 através da compensação com o adiantamento pago ao fornecedor.
Para isso clique nesta conta a pagar e selecione o submenu "Acessar" destacado na imagem a seguir:
Após clicar no submenu "Acessar" veja as informações do quadro "Baixas sem numerário realizadas nesta conta a pagar".
Esse quadro apresenta as baixas sem numerário realizadas na conta a pagar, como na imagem a seguir:
Nessa imagem destacamos:
- Tipo de baixa: Informa que a baixa sem numerário teve o tipo "Compensação com adiantamento a fornecedor".
- Valor da baixa: Veja que o valor da baixa foi de R$ 60.000.
- Código da conta a pagar utilizada para baixa: Informa o código da conta a pagar de adiantamento a fornecedor que foi utilizada para baixa.
Agora vamos entender como essa baixa fica registrada na conta a pagar de adiantamento a fornecedor.
Para isso clique na conta a pagar de adiantamento a fornecedor que já está baixada e selecione o submenu "Acessar".
Após clicar no submenu "Acessar" veja as informações do quadro "Baixas sem numerário realizadas por esta conta a pagar".
Esse quadro apresenta as baixas sem numerário realizadas pela conta a pagar, como na imagem a seguir:
Nessa imagem destacamos:
- Tipo de baixa: Informa que a baixa sem numerário realizada teve o tipo "Compensação com adiantamento a fornecedor".
- Valor da baixa: Veja que o valor da baixa foi de R$ 60.000.
- Código da conta a pagar baixada: Informa o código da conta a pagar confirmada que foi baixada através de compensação com adiantamento ao fornecedor.
