O que é o cadastro de pessoas?
No sistema Nomus uma pessoa representa uma empresa (pessoa jurídica) ou indivíduo (pessoa física) que mantém algum relacionamento com a sua empresa.
As pessoas devem ser enquadradas nas seguintes categorias pré-definidas:
As categorias definem o papel da pessoa no sistema.
Por exemplo, para uma pessoa na categoria "Cliente", é possível criar propostas comerciais, pedidos de venda e documentos de saída, já para uma pessoa na categoria "Fornecedor", é possível criar pedidos de compra e documentos de entrada.
Os papéis de cada categoria serão explicados com mais detalhes logo a seguir.
No sistema Nomus, uma pessoa pode participar em mais de 1 categoria, e isso é muito interessante para que não seja necessário duplicar cadastros de forma desnecessária.
Por exemplo, suponha que sua empresa utiliza o sistema Nomus, logo a Nomus é fornecedora da sua empresa.
Além disso, suponha que a sua empresa também vende produtos para Nomus, logo a Nomus é cliente da sua empresa.
Neste exemplo a pessoa "Nomus" deve ser cadastrada no seu sistema nas categorias "Cliente" e "Fornecedor".
Apresentamos a seguir uma imagem da tela de Pessoas.
Qual é o papel de cada categoria no cadastro de pessoas?
| Categoria | Explicações |
| Cliente | Utilizada para as pessoas que sua empresa pode fazer vendas de produtos e serviços. |
| Fornecedor | Utilizada para as pessoas que sua empresa pode fazer compras de produtos e serviços. |
| Transportadora | Utilizada para as pessoas que sua empresa pode contratar serviços de transporte nos processos de vendas e compras. |
| Prospectado | Utilizada para as pessoas que sua empresa está prospectando para fazer vendas de produtos e serviços. Um prospectado pode se transformar em cliente se fechar negócio com a sua empresa. |
| Representante | Utilizada para as pessoas que são representantes da sua empresa fazendo vendas de produtos e serviços. Pessoas nessa categoria podem receber comissões de venda no processo de vendas. |
| Vendedor | Utilizada para as pessoas que são vendedores da sua empresa fazendo vendas de produtos e serviços. Pessoas nessa categoria podem receber comissões de venda no processo de vendas. |
| Funcionário | Utilizada para as pessoas que são funcionários da sua empresa. Por exemplo, no módulo Financeiro é possível registrar contas a pagar e pagamentos para funcionários. |
| Sócio | Utilizada para as pessoas que são sócios da sua empresa. Por exemplo, no módulo Financeiro é possível registrar contas a pagar e pagamentos para sócios. |
| Parceiro | Utilizada para as pessoas que são parceiros da sua empresa. Por exemplo, no módulo CRM é possível registrar processos para acompanhar o desenvolvimento de novos parceiros. |
| Concorrente | Utilizada para as pessoas que são concorrentes da sua empresa. Por exemplo, no módulo CRM é possível registrar processos para monitorar os concorrentes da minha empresa. |
| Fabricante | Utilizada para as pessoas que são fabricantes de produtos comprados pela sua empresa. Essa categoria é utilizada em situações bem específicas como por exemplo no preenchimento de um documento de entrada de uma NF-e de importação, aonde é necessário informar o fabricante da mercadoria que foi importada. |
| Representante contábil | Utilizada para as pessoas que são representantes contábeis da sua empresa. Essa categoria é utilizada em situações bem específicas como por exemplo no preenchimento da pessoa responsável pela escrituração fiscal do estabelecimento para geração do Bloco K do SPED Fiscal. |
Quais são as pessoas pré-cadastradas no sistema Nomus?
Na base padrão do sistema Nomus, temos algumas poucas pessoas cadastradas em cada categoria, sempre com a palavra "Exemplo" no seu nome.
Recomendamos que esse cadastros não sejam excluídos e nem inativados, pois podem ser úteis para fazer simulações no sistema sempre que for preciso.
Quais pessoas devem ser cadastradas no sistema?
Todas as pessoas da sua empresa em todas as categorias devem ser cadastradas no sistema.
Como criar uma pessoa no sistema?
Para criar uma pessoa no sistema, basta acessar a tela "Pessoas" e clicar no botão "Criar pessoa".
É fundamental que o cadastro da pessoas seja feito com muita atenção, em especial para as pessoas nas categorias "Cliente", "Fornecedor" e "Transportadora".
Os principais campos que são comuns a todas as categorias de pessoas são apresentados nas abas "Geral" e "Categoria".
Na tabela abaixo vamos apresentar orientações sobre o preenchimento dos principais campos da aba "Geral".
| Campos | Explicações |
| Código | Normalmente o código da pessoa é definido automaticamente pelo sistema e nesses casos esse campo vem desabilitado para edição. A configuração do mecanismo de codificação no cadastro de pessoas será explicada em outro artigo neste manual de usuário. |
| Nome | Informar um nome interno para a pessoa que facilite sua identificação. |
| Classificação | Informar a classificação da pessoa. O preenchimento desse campo é opcional e normalmente utilizado para fins gerenciais ou para facilitar a aplicação das regras de tributação. A aplicação desse campo no cadastro de empresas será entendida em outro artigo neste manual de usuário. |
| Tipo de pessoa | Selecionar "Pessoa física" ou "Pessoa jurídica". Para pessoas físicas o sistema habilita o campo "CPF", já para pessoas jurídicas o sistema habilita o preenchimento do campo "CNPJ". |
| CNPJ | Informar o CNPJ da pessoa jurídica. A partir do CNPJ é possível preencher vários outros campos da empresa utilizando a funcionalidade "Consultar CNPJ". |
| CPF | Informar o CPF da pessoa física. |
| Carteira profissional | Informar o registro da carteira profissional da pessoa. O preenchimento desse campo é fundamental para o responsável contábil pela empresa, para preenchimento do campo "CRC" no registro 0100 "Dados do contabilista" na geração do Bloco K do SPED Fiscal. |
| Razão Social/Nome | Informar a "Razão Social" da pessoa jurídica ou o "Nome" da pessoa física. Para pessoa jurídica esse campo pode ser preenchido através da utilização da funcionalidade "Consultar CNPJ". |
| CEP | Para pessoa jurídica esse campo pode ser preenchido através da utilização da funcionalidade "Consultar CNPJ". Para pessoa física é possível digitar o CEP e depois clicar na tecla "TAB" para que o sistema preencha as informações dos campos "Endereço", "Bairro", "Município" e "UF". |
| Endereço | Para pessoa jurídica esse campo pode ser preenchido através da utilização da funcionalidade "Consultar CNPJ". Para pessoa física pode ser preenchido automaticamente após a digitação do CEP ou livremente pelo usuário. |
| Número | Para pessoa jurídica esse campo pode ser preenchido através da utilização da funcionalidade "Consultar CNPJ". Para pessoa física deve ser preenchido livremente pelo usuário. |
| Complemento | Para pessoa jurídica esse campo pode ser preenchido através da utilização da funcionalidade "Consultar CNPJ". Para pessoa física deve ser preenchido livremente pelo usuário. |
| Bairro | Para pessoa jurídica esse campo pode ser preenchido através da utilização da funcionalidade "Consultar CNPJ". Para pessoa física pode ser preenchido automaticamente após a digitação do CEP ou livremente pelo usuário. |
| Município | Para pessoa jurídica esse campo pode ser preenchido através da utilização da funcionalidade "Consultar CNPJ". Para pessoa física pode ser preenchido automaticamente após a digitação do CEP ou livremente pelo usuário. |
| UF | Para pessoa jurídica esse campo pode ser preenchido através da utilização da funcionalidade "Consultar CNPJ". Para pessoa física pode ser preenchido automaticamente após a digitação do CEP ou livremente pelo usuário. |
| Documento de identificação estrangeira | Esse campo deve ser preenchido para pessoas situadas fora do Brasil. O preenchimento desse campo só é habilitado pelo sistema após selecionar a opção "Exterior" no campo "Município". |
| Telefone | Informar o telefone principal da pessoa. Em outros artigos neste manual você irá aprender como cadastrar telefones secundários para a pessoa. Além disso, também irá aprender como cadastrar contatos no sistema e vincular contatos com a pessoa. No cadastro do contato é possível cadastrar até 5 telefones. |
| Site | Informar o site da pessoa se houver. |
| Tipo de contribuinte do ICMS | Esse campo deve ser preenchido com uma das 3 opções: Contribuinte, Isento ou Não Contribuinte. Consultar essa informação na SEFAZ da UF da pessoa. Para entender como fazer isso leia este artigo aqui. Em algumas UFs é possível preencher este campo através da funcionalidade "Consultar CNPJ". Para pessoas físicas esse campo normalmente deve ser preenchido com a opção "Não contribuinte". Contribuinte: Um Contribuinte é uma Pessoa Física ou Jurídica que realiza operações sujeitas ao ICMS com volume ou habitualidade. O contribuinte pode ser um Produtor Rural ou Pessoa Física e não é obrigado a ter um CNPJ. Um Contribuinte sempre precisa ter Inscrição Estadual. Isento: Um Contribuinte Isento simplesmente não possui ou está impedido de ter uma Inscrição Estadual, e portanto está isento de contribuir com o ICMS. Vale ressaltar que muitas UFs não permitem contribuintes isentos como: AM, BA, CE, GO, MG, MS, MT, PE, RN e SE. Não Contribuinte: Um Não contribuinte é uma Pessoa Física ou Jurídica que não realiza atividades sujeitas ao ICMS. Por exemplo, um consumidor final que está comprando um produto para seu consumo próprio, não vai revendê-lo ou aplicá-lo em processo de industrialização, é um Não contribuinte. Atenção, algumas Construtoras e Instituições Educacionais podem possuir Inscrição Estadual e ainda assim serem classificadas como Não Contribuintes. |
| Habilitar preenchimento da Inscrição Estadual | Esse campo só é exibido para Tipo de contribuinte do ICMS = Não contribuinte. Ao marcar esse campo o sistema habilita o preenchimento do campo "Inscrição Estatual" para uma pessoa Não Contribuinte. Algumas Construtoras e Instituições Educacionais podem possuir Inscrição Estadual e ainda assim serem classificadas como Não Contribuintes. |
| Inscrição estadual | Consultar essa informação na SEFAZ da UF da pessoa jurídica. Para entender como fazer isso leia este artigo aqui. Em algumas UFs é possível preencher este campo através da funcionalidade "Consultar CNPJ". Para pessoas físicas esse campo normalmente não deve ser preenchido. |
| Inscrição municipal | Consultar essa informação na prefeitura do município da pessoa. Para entender como fazer isso leia este artigo aqui. Esse campo só deve ser preenchido para pessoas que são contribuintes do ISS (Imposto sobre Serviços), que são as pessoas que prestam serviços sujeitos à incidência do ISS. |
| Inscrição SUFRAMA | Consultar essa informação no site da SUFRAMA (Superintendência da Zona Franca de Manaus). Para entender como fazer isso leia este artigo aqui. Esse campo não deve ser preenchido no cadastro de pessoas físicas. |
| Email | Informar o email principal da pessoa. Em outros artigos desse manual você irá aprender a como cadastrar contatos no sistema e vincular contatos com a pessoa. No cadastro do contato é possível cadastrar até 5 emails. |
| CRT (Código do regime tributário) | Informar o código do regime tributário da pessoa jurídica. Uma pessoa jurídica enquadrada no Simples Nacional normalmente tem o CRT "1 - Simples Nacional" e em alguns casos especiais pode ter o CRT "2 - Excesso de sublimite de receita bruta". Um pessoa jurídica não enquadrada no Simples Nacional tem o CRT "3 - Regime Normal". Para avaliar se uma pessoa está enquadrada no Simples Nacional leia este artigo aqui. Esse campo não deve ser preenchido no cadastro de pessoas físicas. |
| CNAE principal da empresa | Preenchido através da utilização da funcionalidade "Consultar CNPJ". Esse é o código nacional da atividade econômica principal da pessoa jurídica. Esse campo não deve ser preenchido no cadastro de pessoas físicas. |
| Ativo | Marcar o campo para ativar a pessoa. |
| Adicionar logo | Adicione o logo da pessoa preferencialmente no formato jpg. Esse logo poderá ser utilizado nos layouts dos documentos vinculados a essa pessoa como proposta comercial, pedido de venda, pedido de compra, ordem de produção, entre outros. |
| Data do início do relacionamento | Preencher com a data do início do relacionamento com a pessoa. Esse campo normalmente é utilizado para calcular indicadores de desempenho relacionados à pessoa nos relatórios criados no Dashboard. |
| Observações | Campo texto que pode ser utilizado para preencher livremente qualquer observação sobre a pessoa. |
Apenas para ilustrar, apresentamos abaixo uma imagem da tela de criação de pessoas:
Aba Categoria
Na aba "Categoria" maque uma ou mais categorias para a pessoa de acordo com papel que ela irá desempenhar no sistema Nomus.
Aba Contatos
Na aba "Contatos" é possível vincular contatos com a pessoa e informar telefones gerais da pessoa.
O cadastro de contatos e seu vínculo com as pessoas será explicado em outro artigo dessa manual.
Aba Endereços
Na aba "Endereços" é possível cadastrar endereços secundários para uma pessoa.
Os tipos de endereço secundários são: Entrega, Retirada, Cobrança, Comercial, Residencial, Correio.
A utilização de endereços secundários será explicada em outro artigo dessa manual.
Aba Avançado
Na aba "Avançado" é possível definir configurações avançadas para a pessoa como: funções no processo comercial, configurações de qualidade, configurações para geração de NF-e, NFS-e, boleto bancário, entre outras.
Essas configurações serão explicadas em outros artigos nesse manual.
Abas específicas por Categoria de pessoa
Ao selecionar a categoria "Cliente" ou "Fornecedor" para a pessoa, o sistema cria novas abas na tela, para preenchimento de informações específicas para essas categorias .
Nesse momento vamos apresentar apenas uma breve explicação inicial das novas abas criadas, pois o funcionamento de cada uma dessas abas será explicado com mais detalhes em outros artigos nesse manual.
Para a categoria "Cliente" o sistema cria as abas:
- Representantes: Posso vincular representantes ao cliente.
- Vendedores: Posso vincular vendedores ao cliente.
- Códigos de produto no cliente: Posso informar o Código do produto no cliente de um produto vendido pela minha empresa para o cliente.
- Produtos do cliente: Posso vincular produtos ao cliente.
- Condições de pagamento do cliente: Posso restringir as condições de pagamento aceitas pelo cliente.
- Transportadoras do cliente: Posso vincular transportadoras ao cliente.
Para a categoria "Fornecedor" o sistema cria as abas:
- Códigos de produto no fornecedor: Posso informar o Código do produto no fornecedor de um produto comprado pela minha empresa no fornecedor. Essa informação é fundamental para o sistema localizar o código do produto corretamente no processamento do XML da NF-e do fornecedor.
- Produtos do fornecedor: Posso vincular produtos ao fornecedor.
- Condições de pagamento do fornecedor: Posso restringir as condições de pagamento aceitas pelo fornecedor.
- Transportadoras do fornecedor: Posso vincular transportadoras ao fornecedor.
Como editar, excluir e inativar uma pessoa no sistema?
A manutenção de pessoas no sistema segue o padrão de outras telas do sistema e pode ser feita através dos submenus:
- Editar
- Excluir
Pessoas com pelo menos 1 registro vinculado não podem ser excluídas, apenas inativadas.
Para inativar uma pessoa, basta editar a pessoa e desmarcar o campo "Ativo".
Como clonar uma pessoa no sistema?
Para agilizar o cadastro de novas pessoas no sistema é possível utilizar a funcionalidade "Clonar pessoa".
Para acessar essa funcionalidade basta clicar em uma pessoa e selecionar o submenu "Clonar pessoa".
Após clicar nesse submenu, você será levado para a tela de criação de uma nova pessoa, com todos os dados da pessoa clonada preenchidos.
Como pesquisar pessoas cadastradas no sistema?
A pesquisa na tela de pessoas segue o padrão de pesquisa da maioria das telas do sistema Nomus.
A única particularidade dessa tela são as abas por categoria de pessoa que é um recurso muito interessante para pesquisar com agilidade as pessoas de uma mesma categoria.
Na aba "Todos" eu vejo todas as pessoas cadastradas no sistema independente da sua categora.
Agora quando clico na aba "Cliente" por exemplo, vejo apenas as pessoas na categoria "Cliente", como imagem abaixo:
